IMAP VS POP3: What’s the difference? which should you use and why?
The process of retrieving your email is an important business. It’s a serious enterprise that requires the right decision regarding the best method to choose. Fortunately, there are only two options to pick among, but they’re very distinct from one another. Two of the most popular methods of email protocols are IMAP and POP.
POP3 and IMAP are two popular email protocols used to open emails using an email client that is a third-party or software. These are the two most widely used Email Protocols that are available on the internet. These protocols allow you in connecting to the mail server using the email client that you’ve created the email account. Email clients use both protocols to manage email and folders. They have the same function You can pick any of them to establish your email address, but there are some notable distinctions between them.
POP3 is a bit older, however, IMAP is generally the better option since it offers better, more efficient sync. IMAP is used to download and read emails and manage emails, whereas POP3 is only used to download emails. POP is a good choice on single devices that have slow internet connectivity, whereas IMAP “syncs” data between several devices especially when mailboxes are large and multiple users access an account, but POP doesn’t. IMAP is more recent and well-known than POP3. But there is many advantage and disadvantages to both, which we’ll discuss in greater detail within this post.
Let’s get straight to the point: IMAP vs POP3. Which is better and Which one should you choose and Why?
What Is IMAP / IMAP4?
IMAP stands for Internet Message Access Protocol, which lets you access email on various devices. It performs this by keeping data from the email stored on a server rather than on the device of the user. If a device connects to the email account the server pulls the most recent information available for the device. The IMAP protocol is used by all email clients and web servers.
Features of IMAP
following are some features of IMAP:
- In this configuration, the mail server instead of your local PC is the primary source of storage for your email messages.
- You can log on to several devices and computers at the same time.
- Your email archive is synchronized and saved in the servers for any devices connected to access.
- The sent messages are also saved on the server’s side in the sent folder that allows us to access the sent email from any place.
- Received and sent mail is saved in the servers until the user deletes it permanently.
- It allows you to download the email data from AOL onto your device or program.
- We won’t lose our emails, even if our device is stolen or destroyed.
- The server also stores the status of emails like read unread, or replied. It allows you to determine the email from any device or computer.
In this method, emails are not retrieved from servers. They are only retrieved at the point that a user decides to open them on any device. In the event that they are opened only a copy of the initial message is displayed with the original document safe on the server.
If the email is deleted on an email client, the email is deleted from the mail server and the changes will reflect across all email clients and devices.
IMAP also provides support for SSL/TLS transmission (it’s called IMAPS). IMAP is listen to ports 143 (plain-text) and 993 (SSL/TLS).
History Of IMAP:
Mark Crispin developed the first IMAP at Stanford University in 1986 as an alternative to POP. The following revision, which was released in the mid-1990s and referred to as IMAP2bis allowed for the use of Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) that allowed for an expansion of the variety of functions used in the administration of mailboxes. IMAP3rev1 was released in 1996 and allowed encrypted as well as plain text passwords to log in. Another feature added with the version of IMAP4 rev1 was the encryption of emails.
What Is POP / POP3?
POP3 stands for Post Office Protocol. As the name implies it allows you to use your email account like the post office. Emails are downloaded to your computer and then removed from the email server. It’s an older technology that was created to be used with only one computer. POP3 supports one-way email synchronization, the ability to download emails from a server and transfer them to the client.
Features of POP3
When POP3 is used to fetch emails from servers The following process occurs:
- The connection is made between an email client and a server.
- The email was saved on your computer rather than the server, so you could read it and respond even if you weren’t connected to the internet.
- An email client downloads all emails from a server with attachments.
- An internet connection is essential just to send and receive mail. It works well offline.
- It also saves storage space on the server as the old messages are removed from the server automatically (by default).
- You can choose to save a copy of your mail on the server, allowing the option to change it if you need.
- It is possible to combine multiple email account band servers into one email inbox.
- In this method, the emails that are sent cannot be synched using POP and will only be saved on the device from which they originate.
- POP does not allow users to view emails on servers, browse through them, delete or arrange the emails into groups.
Note: If a different device accesses the email, it doesn’t be able to access the email which was downloaded from the previous device, Users must manually set up or create each of their devices. This means if users arrange their emails on one device, they’ll have to repeat the process for each device using the POP accounts for email.
POP3 is able to initiate secure SSL/TLS transmissions, also known as POP3DS. It is listening on the ports of 110 (plain-text transmission) and 995 (with SSL/TLS enabled).
History Of POP3:
The first POP was developed in 1984. This initial protocol required the username and password. It also downloads all emails simultaneously. In 1985 release of POP2 gave users more commands and responses. POP2 allowed the user to only read one email instead of needing to download all of their emails at one at the same time. In the year 1988, the launch of POP3 provided a way for computer users who use personal computers to download their emails quickly, easily, and effortlessly. There have been no changes made to POP since 1998.
IMAP vs POP3: Difference between IMAP and POP3 (comparison table)
IMAP stands for Post Office Protocol3. POP stands for Post Office Protocol3.
The emails are primarily stored on servers. Email is stored primarily in the local computer.
The setup process of IMAP is the same across multiple devices. POP3 Setup may differ across multiple devices
The messages are accessible via different devices. Mail is accessible on only one device at a time
which should you choose and why?
Choose IMAP if:
- You are connected to an ongoing and reliable internet connection.
- If you want to establish server-side delivery rules
- If you’re accessing your email on multiple devices, such as laptops, mobiles and desktop workstations, and so on. It is always recommended to use an IMAP protocol.
- You are worried about the possible loss of data and you’re required to keep a backup of your data in the cloud
Choose POP if:
- If you have a limited internet connection. So getting emails all at once is the best option.
- If you want to get access mail on one device, it is always recommended to use POP3
- There is a limited amount of server storage space and are trying to save storage on your servers.
- You’d like to check your email while you’re not connected to the internet.
Conclusion:
It is important to understand the way POP and IMAP operate to pick the best one to meet your email needs. In the above discussion, it is clear that IMAP is the more effective option and is the best choice to work if we need to access our email via several devices. However, POP3 is suitable if we only access emails on only one device, and want for them to be accessible offline.
IMAP или POP3? Чем отличаются протоколы, их плюсы и минусы
Типы протоколов почты в почтовых аккаунтах — IMAP и POP3
Постоянно проверять электронную почту через браузер неудобно, поэтому пользователи, которые ежедневно сталкиваются в необходимостью проверять почту и отвечать на письма используют почтовые клиенты.
Если Вы обращаетесь в техническую поддержку с проблемами, касающимися электронной почты, то один из первых вопросов будет — каким образом выполняется доступ к почтовому ящику.
Если Вы используете почтовый клиент наподобие Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Mac OS X Mail или другое современное email приложение, то второй вопрос будет — какой из протоколов (POP3 или IMAP) используется при получении электронной почты.
У каждого из этих протоколов присутствуют собственные плюсы и минусы, и зная о них Вы сможете решить какой из протоколов лучше использовать в Вашем случае.
Почтовый протокол IMAP (Internet Message Access Protocol)
Благодаря повсеместному росту точек доступа в интернет, процент пользователей, использующих IMAP постоянно растет.
Причины выбать IMAP — преимущества
- Вся почта хранится на сервере.
- Каждый раз устанавливая новый почтовый клиент, сообщения неизменно приходят по адресу и их не требуется перемещать.
- Вы в состоянии переключаться между email клиентом и службой электронной почты (webmail), а почта продолжит приходить на оба почтовых канала.
- В случае, если компьютер ломается и Вы теряете данные, хранящиеся на жестком диске, Ваши электронные письма никуда не исчезнут, поскольку они размещаются на сервере.
- Протокол упрощает доступ к электронной почте со смартфона, потому что сообщения с сервера не удаляются.
Недостатки IMAP
- Ваша почта размещается исключительно на сервере, поэтому в случае отсутствия Интернет соединения, у Вас не получится загрузить уже полученные сообщения. Некоторые почтовые клиенты располагают дополнительными параметрами, разрешающими данную проблему (почта будет получена, как только появится доступ к интернету).
- В случае серьезной поломки серверного оборудования, Вы рискуете потерять часть электронной почты (но Вы также рискуете попасть в подобную ситуацию, когда используете POP3 для загрузки сообщений на собственный компьютер).
- Используя IMAP вместо POP3 в почтовой программе Вы увидите, что почтовые каталоги отображаются по другому. Это объясняется тем, что каталоги размещаются не на компьютере, а на сервере.
Большинство современных webmail интерфейсов используют IMAP для отображения email аккаунтов.
Почтовый протокол POP3 (Post Office Protocol, version 3)
В отличие от IMAP, который разрешает работать с почтой исключительно на сервере, используя протокол POP3, Вы имеете возможность загружать письма на жесткий диск компьютера и работать с ними уже там. Некоторые провайдеры предоставляют доступ к почте только на основании протокола POP3, игнорируя IMAP соединения.
Чем хорош POP3 — преимущества
- Так как сообщения хранятся на компьютере, то и письма постоянно под рукой, даже когда Вы не имеете доступа в интернет.
- Открывать вложения в подавляющей части почтовых клиентов стало гораздо легче потому, что вложения загружаются одновременно с сообщением.
- Поскольку сообщения загружаются на жесткий диск компьютера, то дисковое пространство почтового ящика ограничивается только размерами самого жесткого диска.
Недостатки POP3
- Присутствуют повышенные риски, что вредоносный javascript, вирусы и прочие зловредные программы заразят компьютер из-за того, что сообщения сохраняются на жесткий диск.
- Если Ваш компьютер располагает только одной копией электронной корреспонденции, а Вы не выполняете резервирование данных должным образом, то Вы рискуете потерять информацию в результате сбоя в работе жесткого диска. В этом плане серверы отличаются более надежными бэкапами.
- Почтовые клиенты, использующие POP3, разрешается настраивать таким образом, чтобы сообщения хранились на сервере, но по мере роста содержимого в Вашем электронном ящике, почтовому приложению понадобится много времени для проверки новой почты (сначала почтовому клиенту требуется проверить, что он уже загрузил с сервера, а затем загружать новые сообщения).
Протокол POP3 остается по прежнему востребованным протоколом для электронной почты из-за легкости использования базовой конфигурации и надежности. Чем сложнее протокол или приложение, тем вероятнее возникновение трудноразрешимых ситуаций, требующих вмешательства технической поддержки.
Сделайте выбор
Когда Вы решаете, какой email протокол Вам подходит, Вам полагается исходить из собственных нужд и целей использования email аккаунта.
Аргументы в пользу IMAP:
- Вы часто путешествуете и Вам необходим беспрепятственный и удобный доступ к электронной почте.
- Вы хотите просматривать электронную корреспонденцию на компьютере и на мобильном телефоне или смартфоне.
- Вы часто заходите на email аккаунт из дома, с работы и прочих мест.
Аргументы в пользу POP3:
- Вы беспокоитесь об уровне безопасности и не хотите, чтобы Ваша электронная почта хранилась на сервере в неопределенном состоянии. (Это спорный момент и трактуется он разными людьми по разному. Это не рекомендация, а только точка зрения касательно организации безопасности).
- У Вас очень медленное и нестабильное Интернет соединение.
Это далеко не полный перечень примеров, когда и какой протокол выбирать. В случае, если у Вас возникли вопросы и Вы хотите узнать наше мнение применительно к Вашей ситуации, то Вы можете задать вопрос в комментариях.
Разница между POP3 и IMAP email аккаунтами
IMAP и POP3 – инструменты, используемые Вашим компьютером для получения доступа к электронным сообщениям, размещенным на удаленном сервере.
Почтовые аккаунты всех видов нашего хостинга совместимы и с IMAP и c POP3.
Нашим клиентам мы рекомендуем использовать IMAP вместо POP3. Причины изложены ниже.
Почему стоит выбрать IMAP для своей учетной записи?
IMAP (Internet Message Access Protocol) — усовершенствованный протокол, служащий, для того, чтобы получать электронную почту. Это способ доступа к email сообщениям, которые хранятся на почтовом сервере.
Главное преимущество IMAP над POP3 — возможность сохранять исходные email сообщения, размещенные на mail сервере и выполнять подключение к одному и тому же аккаунту из нескольких мест.
Если в случае с POP3 почта загружается на компьютер или иное устройство и удаляется с mail сервера, IMAP же загружает копию электронной почты. Это гораздо результативней, поскольку email аккаунт настраивается для нескольких компьютеров и устройств, использующих IMAP, а исходные электронные сообщения останутся на mail сервере.
В случае, когда мобильный телефон или персональный компьютер — главный инструмент проверки почты и неисправностей почтового клиента, оказался утерян, украден или перестал функционировать, то электронные письма никуда не исчезнут.
POP3 – главный недостаток
POP3 сокращенно от Post Office Protocol version 3. Когда на Ваш адрес отправляют письмо, то оно сохраняется на mail сервере, пока не загрузится через почтовый клиент (Outlook, Netscape mail, Ваш мобильный телефон и другие), использующий POP3. После загрузки письма почтовым клиентом, оно удаляется окончательно с сервера.
Проще говоря, это означает, что если на мобильном телефоне настроили email аккаунт под протокол POP3, то телефон загрузит письма и удалит их сервера. Если же настроить тот же email аккаунт в почтовом интерфейсе или на компьютере, то почта не отобразится, поскольку ее уже загрузили на мобильный телефон.
What is the difference between POP3 and IMAP?
POP3 and IMAP are 2 different methods used to access mail from a third-party email client or software. Each method downloads email data from AOL to your device or software, however, they differ in where the emails are stored.
Review the differences and choose the protocol that's right for your needs. Whether you decide on POP3 or IMAP to access your mail, you'll need to configure the email client with AOL settings.
IMAP (Internet Messaging Access Protocol)
• Emails are stored on the server.
• Sent messages are stored on the server.
• Messages can be synced and accessed across multiple devices.
POP3 (Post Office Protocol)
• Emails are stored on a single device.
• Sent messages are stored on a single device.
• Emails can only be accessed from a single device.
• If you want to keep messages on the server, make sure the setting "Keep email on server" is enabled or all messages are deleted from the server once downloaded to the app or software.
POP3 vs IMAP vs Exchange ActiveSync. What’s the difference?
In this blog post, we compare POP3 vs IMAP vs Exchange ActiveSync. How do these protocols work? What are their pros and cons? We will conclude by giving tips on how to use them with your Mailfence account.
Post Office Protocol (POP3)
In POP3, the mail server receives all the emails sent and stores them accordingly in your mailbox.
POP3 offers a simple way to download your emails from the remote mailbox Inbox to your local mailbox. That’s because POP3 downloads only the content of your Inbox, not that of other folders.
The POP3 client software connects to an email server and fetches all the newly received messages (the ones not already downloaded) present in the Inbox. Then, depending on user specifications, the original emails are deleted from the server or not, so emails can either be moved or just copied.
Note: sending email is quite different from receiving email. For example, when sending an email from a computer, sent emails are only stored on the computer you are sending from and cannot be viewed in the ‘Sent items’ folder of other devices.
Post Office Protocol (POP3) – Mailfence
- POP3 is most useful if you only check email from one device.
- Users can enjoy the comfort of reading and organizing their emails offline.
- It helps users who prefer to store their emails on their local devices rather than on a remote server for privacy reasons instead.
- If several devices are fetching the same mailbox using POP3 (messages not being deleted after download), every device has its own copies of the messages (duplication). The manipulation of emails (deletion, folders, tags, …) performed on one client applies only to that client. There is no sync between the devices themselves, which makes the task of processing messages more cumbersome.
- If a user configures his POP3 client to delete messages from the server after download, then other devices will obviously not be able to fetch them anymore. This takes away the convenience of checking emails from multiple devices.
- POP3 downloads only the content of your Inbox, not the content of any other folder.
Internet Message Access Protocol (IMAP)
With IMAP, the mail server receives and stores in your mailbox all the emails that you receive.
IMAP offers a simple way to read emails stored in a remote mailbox.
The messages remain stored on the remote server, and an IMAP client allows you to read and manipulate them (delete, move, …). In simple words, IMAP provides a synced view of a remote mailbox on any device.
Internet Message Access Protocol (IMAP) – Mailfence
- It provides the ability to access messages from multiple devices. Note: when a user deletes a message in the client, this may not delete it from the server immediately. In fact, it only marks (flags) the message as deleted, and the server reacts to this based on user-defined specifications (e.g., move it to trash, delete the message right away, …). This is an important point for people who have become accustomed to checking emails from their PCs, phones and tablets in always-connected environments.
- The server is the central repository that IMAP clients sync with, so a user will find the same organization in every client (folders, tags, … ). Thus, the IMAP protocol allows you to access your entire folder hierarchy.
- As emails remain stored on a remote server, you are restricted to the server’s mailbox size. You can circumvent this by making local archives.
- On most smartphones, IMAP clients will try to reduce the amount of downloaded data and will only provide offline content for the most recent messages. Adapting the settings can modify this behaviour so as to allow a full download with offline access to all the messages.
- For security and privacy reasons, some users may prefer to keep their emails locally instead of residing them on a remote server.
Exchange ActiveSync (EAS)
Simply put, Exchange ActiveSync protocol allows your device to synchronize emails, calendars, and contacts with a messaging server. Exchange ActiveSync is a Microsoft’s proprietary protocol. However it was subsequently ‘licensed’ to other companies and has become a kind of standard for synchronization between groupware and mobile devices.
Exchange ActiveSync (EAS) – Mailfence
- Offers the syncing of emails, plus contacts and calendar on mobile devices. This is the biggest edge over IMAP and POP, which only apply to emails.
- As the Exchange ActiveSync protocol also allows sending emails, it makes sending emails a bit easier (usual sending via SMTP can prove tricky, but this is for another blog post).
- Emails are stored on a remote server and the user can always access them using any device without losing their organization (folder, tags, …etc). Many email clients, including the default Android and iPhone mail apps are Exchange ActiveSync compatible.
- You cannot read offline because a device only synchronizes most emails (a few months) from the server.
- For security and privacy reasons, some users may prefer to keep their data locally instead of hosting them on a remote server.
Which protocol should I use: POP3 vs IMAP vs Exchange ActiveSync?
So which email protocol should you use?
POP3 vs IMAP vs Exchange ActiveSync?
Depending on your personal requirements and preferences, you can narrow down your choice:
- If you only need to access your Inbox from a limited number of devices, POP3 is a suitable choice. Sending emails still requires separate configuration of SMTP services.
- If you need to access your full mailbox (i.e. all your folders, or just a part of them) and access them from many devices, IMAP is the right choice. Here also, sending emails still requires separate configuration of SMTP services.
- If you need full access to your mailbox, contacts, and events, ActiveSync is the right choice. It also allows us to send emails without additional configuration.
As you can see, Mailfence covers all three options! The ability to use these protocols is one of the many reasons to upgrade to a paid account.
Looking for a way to set up your account with these protocols? Have a look at our dedicated article.
Also, feel free to follow our Email security and privacy awareness course to protect yourself against today’s dominant cyber threats.