Сохранение документа
При создании в Word нового документа он временно хранится в оперативной памяти компьютера под данным ему по умолчанию именем. Редактор Word помнит этот документ только до тех пор, пока мы не выйдем из программы или не выключим компьютер. Для постоянного сохранения документа нужно дать ему имя и сохранить
3 Когда мы говорим о комбинации нескольких клавиш, объединяя их знаком +, то это значит, что надо, удерживая в нажатом состоянии первую клавишу, кратко нажать следующую клавишу из этой комбинации клавиш.
его на дискете или жестком диске. Для сохранения документа надо в меню Файл выбрать команду Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная. Если документ существовал ранее и был изменен, то команда Сохранить приводит к автоматической записи измененной версии документа под тем же именем. Если же документ ранее не существовал, то открывается диалоговое окно «Сохранение документа». В нем надо задать имя и указать место сохраняемого файла в файловой системе.
Вначале выбирается адрес файла, то есть папка, в которой он будет храниться. Если папка не указана, то используется папка, которая принята по умолчанию, в нашем случае это папка Мои документы. Если мы хотим сохранить документ в другой папке, то дополнительно нужно в списке Дерево папок выбрать другую папку.
В текстовом поле Имя
файла вводится имя, которое мы хотим присвоить файлу документа. Word подставляет по умолчанию название файла «Doc2.doc». Это название, конечно же, нужно изменить. Обычно файлам дают такие названия, чтобы они говорили о содержании документа. Если файлов на диске очень много, то можно забыть о том, что в каждом из них находится. Поэтому надо файлам документов дать подходящие названия, и тогда будет легче найти тот документ, который содержит нужную нам информацию. Расширение имени в редакторе Word задавать не требуется, он «знает», к какому типу относится файл, и автоматически подставит необходимое расширение.
После того, как документу будет дано имя, нужно щелкнуть по командной кнопке Сохранить и документ будет сохранен в выбранной папке, а присвоенное ему имя появится в Заголовке окна документа. При выполнении операции сохранения документа в конце Строки состояния активизируется индикатор сохранения документа в виде пульсирующего образа дискеты.
Сохранение нового документа
1. Выберите в меню Файл команду Сохранить. Появится диалоговое окно “Сохранение документа”.
2. Через список Дерево папок откройте свою рабочую папку.
3. Введите в текстовом поле Имя файла придуманное вами название документа и щелкните по кнопке Сохранить . Документ будет сохранен в файле с этим названием и к его названию автоматически будет добавлено расширение .DOC.
4. Выполните простой щелчок по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная. Ваш документ будет сохранен повторно, но без появления диалогового окна “Сохранение документа”.
После того, как мы дали документу имя, возможно, нам понадобится его копия под другим именем. Например, оставить старую версию документа под его прежним именем, а затем сохранить его измененную версию под новым именем.
Для сохранения документа под другим именем надо выбрать в меню Файл команду Сохранить как . Появится диалоговое окно «Сохранение документа», в котором в текстовом поле Имя файла будет отображено имя текущего документа. В этом поле запишем новое имя, а в списке Дерево папок выберем папку, в которой нужно сохранить документ под другим именем. Подготовка к созданию копии документа под другим именем завершена. Осталось лишь сделать простой щелчок по командной кнопке Сохранить и Word сохранит документ под новым именем.
Сохранение документа под другим именем
1. Выберите в меню Файл команду Сохранить как. Появится диалоговое окно «Сохранение документа».
2. Откройте папку, в которой надо сохранить отредактированный документ.
3. Введите в текстовое поле Имя файла новое имя файла и щелкните по кнопке Сохранить. Документ будет сохранен под другим именем как новый документ, причем документ под старым именем также останется во внешней памяти компьютера.
При сохранении документа хорошей практикой является задание функции, которая приказывает редактору WORD выполнять автоматическую запись файла через определенные интервалы времени.
Для включения автоматического сохранения документа надо выбрать в меню Сервис команду Параметры . Затем нужно открыть вкладку Сохранение и включить выключатель Автосохранение каждые . Эти действия приведут к активизации счетчика Минуты . Теперь необходимо вписать или выбрать соответствующее количество минут, например, 20 минут.
Можно также установить флажок для опции Создавать резервную копию . Когда мы сохраняем документ, то Word будет сохранять две версии документа. При этом он изменит название файла, содержащего предыдущую версию документа, добавив вначале названия файла слово КОПИЯ и присвоив файлу расширение .WBK, а затем с обычным названием сохранит новую версию документа. Таким образом, запоминается наш документ с расширением .DOC и его предыдущая версия с расширением
.WBK. Если мы решим вернуться к предыдущей версии документа или понадобится взять из нее определенные фрагменты текста, то можно открыть предыдущую версию и переименовать файл, удалив слово КОПИЯ и изменив расширение .WBK файла на расширение .DOC.
Установка режима автосохранения документа
1. Выберите в меню Сервис команду Параметры и в появившемся окне «Параметры » активизируйте вкладку Сохранение.
2. Включите опцию Всегда создавать резервную копию.
3. Установите интервал автосохранения 15 минут, щелкая по кнопкам счетчика, определяющего промежуток времени в минутах .
4. Щелкните по кнопке ОК. Режим автосохранения установлен.
Сохранение данных на диске одна из самых важных операций. Во время подготовки текста стоит время от времени выполнять вспомогательное сохранение, то есть приостанавливать работу, записывать файл на диск и только потом продолжать редактирование. Такие действия помогут избежать потери информации в случае перебоев с электропитанием или аварии на самом компьютере. Если мы будем выполнять вспомогательное сохранение, например, каждые десять минут, то будут утеряны только те изменения, которые были внесены в течение нескольких минут с момента последнего сохранения.
Закрытие документа
Закрытие документа можно произвести двумя способами. Во-первых, стандартным способом, принятым для всех окон, то есть простым щелчком по кнопке Закрыть. Во-вторых закрытие окна документа можно произвести с помощью команды Закрыть, находящейся в Системном меню окна документа. И в третьих — выбрав в меню Файл также команду Закрыть.
Как мы уже говорили ранее, перед окончанием работы над текстом, и выходом из редактора, надо сохранить документ на диске в виде файла. Если же мы забыли и не выполнили эту операцию, то при закрытии документа Word напомнит нам, что мы внесли изменения в документ и не сохранили их. При этом на экране появится диалоговое окно и Word предложит принять решение, щелкнув по одной из трех командных кнопок:
Да — выбор этой кнопки приведет к тому, что сделанные нами изменения будут сохранены на диске. Редактор закончит работу над документом, а результат будет таким же, как если бы мы выполнили команду Сохранить.
Нет — выбор этой кнопки приведет к тому, что сделанные изменения не будут сохранены. Редактор закончит работу
над документом, но когда мы снова откроем этот документ, то увидим, что он не изменился.
Отмена — приводит к отмене выполнения текущей операции. Мы вернемся к редактированию документа без его сохранения на диске.
1. Выберите в меню Файл команду Закрыть .
2. Закройте новый документ, созданный на основе шаблона Современный отчет, без его сохранения во внешней памяти компьютера.
КАК СОХРАНИТЬ ФАЙЛ (школа начинающего пользователя)
Основные правила сохранения документа удобно рассмотреть на примере текстового редактора Word в среде Windows (рис. 1). Для этой среды их можно считать универсальными, поскольку пункт главного меню «Файл» («File») присутствует в любом другом приложении Windows практически в том же виде. Так что, освоив сохранение документа в Word`е, можно без труда проделать то же самое в любом другом текстовом или графическом редакторе и при работе с электронными таблицами.
Прежде чем перейти непосредственно к порядку сохранения документа, необходимо усвоить некоторые основные понятия.
Все, «собранное» в компьютере, хранится в виде файлов. Файл — это поименованная область диска, в которой хранится информация.
Имя файла состоит из двух частей — собственно имени и расширения, разделенных точкой. Иногда расширение отсутствует, но обычно именно по нему можно узнать, какого типа информация содержится в файле, так как каждая прикладная программа по умолчанию присваивает файлу определенное расширение. Так, «DOC» указывает, что документ создан в текстовом редакторе Word, «BMP» — в графическом редакторе, например Paint, «PPT» говорит, что вы имеете дело с презентацией, созданной в PowerPoint, «XLS» — признак электронной таблицы, «jpg» — графического документа, с которым работали, например в Photoshop’е.
Примечание . Присваивая файлу имя собственное, старайтесь, чтобы оно соответствовало информации, которая в нем хранится, — так гораздо проще его потом найти. Например, «Adressbook» или «Контакты».
Имя может быть набрано по-русски или на любом другом языке, установленном на данном компьютере, содержать цифры, знаки препинания, исключая кавычки и специальные символы.
Помимо файлов существуют так называемые папки — в них хранится информация, по которой компьютер находит нужный файл.
Папка «Мои документы»
Она появляется в компьютере при установке программного обеспечения. Как правило, многие начинающие пользователи, и не только они, предпочитают хранить свои файлы именно в ней. Это удобно, поскольку происходит по умолчанию. Но при работе с большим количеством разнообразной информации удобнее создавать «тематические» папки и складывать файлы в них. Это существенно облегчает поиск информации.
Примечания. 1. Один и тот же документ может быть сохранен под разными именами в одной и той же папке, под одним и тем же именем в разных папках и под разными именами в разных папках (кому как удобно).
2. Если в процессе присвоения имени вы случайно стерли расширение, не расстраивайтесь, компьютер сам присвоит вашему файлу нужное расширение.
Примечание . Все то же можно выполнить, выбрав на панели инструментов пиктограмму с изображением дискеты и однократно щелкнув по ней левой кнопкой мыши.
Если же вы работаете с уже сохраненным документом, то команды «Сохранить» и «Сохранить как. » срабатывают по-разному. В первом варианте («Сохранить») документ сохраняется под тем же именем со всеми внесенными в него исправлениями и дополнениями. При этом диалоговое окно на экране не появляется. (К тому же результату приведет щелчок мышкой по пиктограмме с изображением дискеты). Во втором варианте («Сохранить как. «) на экране откроется уже знакомое нам диалоговое окно (см. рис. 3), где в поле «Имя файла» будет написано имя, под которым вы сохраняли данный документ. Введя туда новое имя, вы сохраните свой документ со всеми внесенными исправлениями и дополнениями под другим именем.
Если вы хотите сохранить документ в другой папке, следует ее выбрать (а предварительно, естественно, создать). Для выбора другой папки на любом из дисков надо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по черной стрелочке справа от поля «Папка». После этого появится окошко, где вы увидите пиктограммы и наименования дисков, доступных на вашем компьютере: например, пиктограмму «Рабочий стол», папку «Мои документы» и т. д. (рис. 6).
Действовать можно и в обратном порядке: сначала изменить имя, а потом выбрать папку для сохранения.
Чтобы изменить расширение файла, нужно щелкнуть мышкой по черной стрелочке справа от поля «Тип файла». После этого на экране появится перечень всех допустимых для данного файла расширений (рис. 7).
Примечание . Для использования документа в среде DOS нужно выбрать из перечня строки «Текст DOS с разбиением на строки» либо «Текст DOS». Но при этом практически все форматирование текста будет утрачено.
Автоматическое сохранение информации
Для удобства сохранения документа в процессе работы компьютеру можно задать режим так называемого автосохранения. Особенно важно, чтобы информация сохранялась автоматически в том случае, если питающая ваш компьютер электрическая сеть не очень надежна.
Для активации функции автоматического сохранения информации следует выбрать в главном меню пункт «Сервис» («Tools»), а в нем подпункт «Параметры» («Options») (рис. 8). На вкладке «Сохранение» («Save») надо выбрать «Автосохранение» («Automatic Save Every:»)и в поле справа от него установить временной интервал между автоматически повторяющейся записью в память компьютера документа, над которым вы работаете. Тогда, если имя документу уже присвоено, отпадает необходимость периодически напоминать компьютеру о том, что нужно сохранять информацию. Он будет делать это самостоятельно.
Примечание . Если вы забудете сохранить свой документ перед выходом из редактора, компьютер напомнит вам сделать это, чтобы не пропали все внесенные в документ изменения: на экране появится специальное окошко с предупреждением (рис. 9).
Последнее примечание. Все, о чем рассказано выше, справедливо для любого приложения Windows, различия будут лишь в предлагаемом автоматически имени и расширении файла или в том, какая папка предлагается по умолчанию.
Разница между Сохранить и Сохранить как
Да, многим покажется эта статья бесполезной, но я считаю, что её нужно написать, так как если один раз мне задали этот вопрос, то много кто тоже может этого не знать. Особенно те люди, которые только знакомятся с компьютером.
Есть много ситуаций, в которых Вам потребуется сохранить файл. Например, если Вы рисуете картинку в Paint или пишите реферат в Microsoft Word. Вам нужно будет выбрать «Сохранить» или «Сохранить как». И хоть эти два типа сохранения имеют похожие названия, есть несколько тонких различий между ними, в некоторых случаях, о чем написано ниже.
Новый файл или документ
В большинстве программ создающих файлы, функции «Сохранить» и «Сохранить как» будут работать одинаково при первом сохранении нового файла. То есть, когда Вы выберите любой из вариантов впервые, программа предложит Вам ввести имя файла, выбрать формат и папку, в которой нужно его сохранить.
Редактирование файла или документа
С существующим файлом (тем, который уже был хотя бы раз сохранен) эти две функции ведут себя по-разному. «Сохранить» обновит файл, перезаписав его новым, таким, каким Вы видите его на экране. А функция «Сохранить как» дает возможность пользователю переименовать файл, изменить его расширение (формат) или создать новую версию файла (то есть сохранить другой файл).
Скачивание файлов
«Сохранить как» имеет много имен, когда речь заходит об онлайн использовании. Например, когда Вы щелкните правой кнопкой мыши по объекту, ссылке или изображению в интернете, то увидите примерно такие опции: «Сохранить как…», «Сохранить объект как…», «Сохранить изображение как…», «Сохранить ссылку как…» и т.д. Хотя формулировка несколько иная, функциональность остается практически такой же, как и в программах. Функция «Сохранить» не используется при сохранении с интернета.
Создание, сохранение и открытие документов Word
Создание, сохранение и открытие документов Word – это важные навыки, которые со временем станут автоматическими, но без которых любая работа с текстовыми документами невозможна. Кроме этого существуют некоторые нюансы в таких простых действиях как создание, сохранение и открытие документов.
Чтобы создать документ Word нужно запустить программу Word Office, нажав на значок программы в меню Пуск, или на рабочем столе компьютера. В открывшемся окне программы Word автоматически откроется готовый к работе документ, в котором уже можно работать, т.е создавать текст, форматировать его, вставлять изображения и таблицы, в общем все, что можно делать в Ворде.
Кнопка меню Офис
Но после всех своих трудов нельзя забывать сохранить этот документ, чтобы все труды не остались напрасными. Сохранить файл можно разными способами:
- При закрытии созданного произведения программа сама задаст вопрос: Сохранить документ? На что нужно ответить нажатием на кнопку «да» в появившемся окне и указать место его сохранения.
- Сохранить документ самому. Для этого в открытом документе в главном меню находим и нажимаем на кнопку «Office», далее «Сохранить» или «Сохранить как» и указываем место, куда хотим сохранить.
- Если мы не создавали, а открыли готовый документ для редактирования, то по завершении работы можно сохранить также как и в первых двух пунктах, но при этом программа не попросит указывать место сохранения файла.
- Если, как в пункте 3 редактируется уже готовый сохраненный документ, а результат редактирования его нужно сохранить в другом месте, например на флешке, тогда в меню «Office» нажимаем на «Сохранить как» и в появившемся окне указать новое место хранения файла.
- При нажатии кнопки «Сохранить как» можно выбрать не только место, где нужно сохранить документ, но и выбрать формат сохранения, то есть тип файла. Выбирать тип файла особенно внимательно, если требуется открывать созданный документ на другом компьютере, где установлена отличная от нашей версия Офиса.
Открытие документа Word Office задача несложная, поскольку для этого нужно лишь найти этот файл и кликнуть по нему левой кнопкой мыши дважды, или нажав правой кнопкой вызвать контекстное меню и выбрать в появившемся окне команду «Открыть».
Проблемы с открытием вордовских файлов обычно происходят из-за того, что файл создается на свежей версии программы, а открыть его нужно в более старой. При сохранении документа многие не обращают внимания на тип файла, в котором сохраняется документ, обычно в Word 2007 и позднее по умолчанию файлы сохраняются с расширением docx, в то время как более ранних (97 – 2003) версиях использовался формат doc.
Таким образом, более ранние программы не могут открыть файлы, созданные в формате docx. А для того, чтобы созданные нами материалы были доступны для чтения и изменения и в старых версиях Ворда, нужно сохранять эти файлы в более старых форматах doc или rtf.
Значки и расширения документов Word
Узнать о том, какой тип файла перед нами можно по расширению имени файла, например Документ.docx, или Документ.doc, или Документ.rtf. При сохранении документов нужно внимательно отнестись и к расширению. Случается, что при изменении имени файла, случайно, удаляется расширение его имени, что приводит к тому, что документ отказывается открываться. В этом случае обычно помогает восстановление расширения через контекстное меню и кнопку «Переименовать».
Таким образом, даже в таких несложных действиях как создание, сохранение и открытие файлов Word имеются нюансы, незнание которых может привести начинающего пользователя в панику.