5 идей, как систематизировать работу в отделе и не свести всех с ума
Пытаешься заниматься своим делом, а тебя постоянно дергают по мелочам. Skype, телефон и Битрикс-24 не замолкают. То на комментарий в соцсетях ответить, то email-адрес проверить. Задачи валятся как из рога изобилия – без всякой логики и системы. Именно так был организован отдел маркетинга, где я совсем недавно работала…
Теперь я перешла в IT-компанию – и мне есть, с чем сравнивать. Поделюсь идеями, как систематизировать работу в отделе (на примере, как это организовано у нас в Yougile).
На прошлом месте, где я работала, организации практически не было. В задачах царил хаос, а ресурсы сотрудников не учитывались от слова совсем.
Бывало, за целый день не могла элементарно сверстать лендинг в конструкторе. Только сажусь – внезапно звонит руководитель и устраивает часовое совещание. Стучатся менеджеры со срочными просьбами. Дизайнер бушует. Проекты горят. SMM-щик чего-то требует.
И так без конца. Иногда мне казалось, что я схожу с ума.
Задачи ставились одновременно:
Устно по телефону
В одном только Битриксе все это выглядело примерно так:
Все задачи – горящие. А еще задачи ставились в чатах, по телефону, по почте.
Если вы в компании используете систему управлению, тот же Битрикс-24 или любую другую – для мелких задач можно создать отдельную доску. И ставить задачки там, чтобы не дергать друг друга по каждому вопросу.
Допустим, менеджеру Пете нужно обновить антивирус. Пусть он поставит эту задачку на отдельную доску для разраба Саши. Или наклеит стикер в отдельном столбике на офисной доске. Все, что угодно – только не бежит к нему посреди рабочего дня, толкая в плечо и отвлекая от дел.
Из каждого проекта нужно уметь вытащить to-do лист. Например, «Запустить новый лендинг» – это проект. А вот список задач:
- Сделать мокап
- Прописать текст
- Обработать фотографии
- Снять рекламное видео
- Сверстать все в лендинге
- Настроить форму регистрации
- Оформить почтовый шаблон
Лучше всегда разбивать большие процессы на этапы, чтобы систематизировать работу. За основу брать список задач.
Чтобы в отделе был порядок, нужны конкретика и точность в постановке задач.
Например, по понедельникам в 10:00 устраивается общая планерка, на которой каждый сотрудник получает список задач на неделю. Задачи ставятся как руководителем, так и самим специалистом при совместном обсуждении. Так же совместно расставляются приоритеты. Есть и беклог.
Вот как это организовано у нас в Yougile (все проекты мы ведем в собственной системе управления):
Планирование на неделю у нас в Yougile
Все срочные задачи должны быть помечены «Важно» теми, кто ставит задачу. Все задачи, лежащие в работе больше одной недели должны быть с дедлайном.
В некоторых компаниях на общих планерках не обсуждается ничего конкретного. Сотрудники относятся к ним формально и просто показывают свою готовность как-то поработать. Если же четко ставить два вопроса: «Что сделано» и «Что планируется сделать», беседа перейдет в более конструктивное русло.
У нас каждую пятницу в 17:00 проходит планерка, где обсуждается два вопроса: «Что сделано за неделю?» и «Что планируется сделать на следующей?».
При этом обязательно учитываются ресурсы и временные затраты каждого сотрудника. Все основывается на здравом смысле. Если задача не сделана за прошедшую неделю – она переформулируется. Например, стояла задача «Сделать статью», переформулируем ее на «Выпустить статью».
Случайный модератор – рабочий инструмент для планерок. Каждый раз через жеребьевку назначается случайный человек из команды, который задает вопросы «Что делалось?» и «Что запланировано?». И дальше старается устроить обсуждение деталей по каждому из направлений деятельности команды.
При постоянной смене ролей привыкнуть и сформировать формальное отношение к планеркам невозможно. Все планерки будут разными и даже эмоциональными. Самое крутое, если модератор «тупит», но, пользуясь своей временной должностью, задает вопросы коллегам. Тогда придется очень понятно рассказывать, что и зачем ты собираешься делать.
Конечно, я сама не специалист по организации работы в отделе, но как сотрудник вижу, что все эти 5 идей действительно хороши на практике. Теперь я спокойно выполняю задачи и расставляю приоритеты, и глаз больше не дергается от десятков звонков и сообщений в день.
Если у вас есть свои «лайфхаки», как лучше наладить рабочие процессы, делитесь, предложу их коллегам для внедрения.
Как организовать свой рабочий процесс?
Небольшая заметка, которую я взял отсюда, чтобы не потерять.
Как организовать свой рабочий процесс?
Пробую поделиться своим опытом, может кому-то чем-то и помогу, на что очень надеюсь:
1) На работе делайте свою работу только в те моменты, когда Вы наиболее продуктивны. Т.е. установите свою “рабочую зону” и в этот момент НИЧЕГО ЛИШНЕГО и только В РАБОТУ. Результат: Ваш мозг не будет загружен мыслями: я что-то не доделал или не сделал или я мог бы работать еще лучше. В результате этого придет понимание: что если Вы не успели в рабочей фазе что-то сделать, то лучше решить задачу в не рабочей фазе Вы по-любому бы не сумели. И как вывод будете меньше париться из-за работы и не будет мучить совесть, а это ооочень важно.
2) Заведите несколько списков:
- статьи к прочтению
- книги к прочтению
- идеи для проектов
- домашние дела и др. А каждый список просто сортируйте перемещая тот или иной пункт в списке выше\ниже относительно других, если он вам кажется важней или наоборот менее важным.
3) Закладки Вашего браузера должны быть закрытыми! Все закладки в конце дня, работы, завершения задачи ЗАКРЫВАТЬ! Если что-то нужно, то добавьте ссылку на статью в свою копилку куда-нибудь или укажите в комментарии в багтрекере вашей компании. Если же Вы читаете статью, то даже в случае если не дочитали она все равно закрывается. Это важно. В след. раз Ваш список по чтению статей укажет Вам на ту статью какую Вы читали и где ее искать, а мозг подскажет что вы уже читали, а что перечитать. Если же вдруг он указывает на другую статью, значит эта другая есть более Важная иначе бы она не была в топе.
4) По возможности закрывайте любые нотификаторы, аськи, жабберы, аськи, а если нет возможности из-за рабочего общения, то минимум отключите их мигание, чтобы не заостряли Ваше внимание на себе.
5) Полюбите полноэкранную работу с программами. Если это Ваша среда разработки, то открывайте ее в полноэкранный вид, если чего-то не хватает, то поищите плагин, если же нужна консоль нужна, то навесьте горячую клавишу для ее вызова. Потому что когда решается задача, вы должны оставаться в фокусе и ничего не должно Вас от этого отвлекать. Только Вы и только решаемая задача.
6) Слушайте монотонную музыку, которая превращает Вас на время в робота, к примеру транс, хаус или еще что-то не раздражающее и монотонное. Но ставьте не громко, чтобы уши не устали. Если же музыку слушать не хотите, все равно, наденьте наушники, чтобы отключить себя от окружающих.
7) Если что-то на экране делается очень долго, не переключайте окна. К примеру во время компиляции, а просто или закройте глаза и отдохните, либо отвернитесь от экрана и подумайте как Вы можете себя проверить после решения этой задачи, чтобы знать наверняка что Вы не налажали. Нет ничего более раздражающего, чем узнать о простейшей ошибке, которую Вы недавно допустили. Их надо свести к минимуму, чтобы не бесили.
8) Если Вас вдруг одолевает лень или Вы застали себя бесцельно шагающим по страничкам, то способ простой: Сесть и вытянуть ноги или лечь на кровать, закрыть глаза и НИЧЕГО не делать. Тупо и просто НИХРЕНА НЕ ДЕЛАТЬ. Через некоторое время начнут возникать мысли, что нужно сделать первое, второе, третье, а потом возникнет охрененное желание ДЕЛАТЬ. Вот это и есть то самое состояние когда нужно открывать полноэкранный вид вашей программы и работать, пока прет! А переть может очень долго.
9) Просто примите как факт: Вы человек и Вы не можете сделать все что Вы хотели бы когда-либо сделать. Как вывод: Делать только максимально Важное для Вас. Отсюда более Важный вывод: Определиться что является Важным Лично для меня, а не дяди из книги или чувак с хабром писающим кипятком от очередного языка программирования. Ваше понимание Важности для Вас ооочень. Необходимо для тщательного и быстрого решения многих Ваших проблем.
6 принципов управления рабочими процессами, которые можно перенять у французских поваров
У французских поваров есть понятие mise-en-place, которое означает «всё по своим местам». Его придумал тринадцатилетний Огюст Эскофье ещё в 1859 году, когда начал помогать своему дяде с работой в ресторане.
Мальчик вырос и посвятил жизнь превращению французской кухни в мировой стандарт, а работы повара — в высокое искусство. Он создал иерархию, благодаря которой каждый ингредиент, инструмент или блюдо подавались согласно чёткому плану.
Запасы памяти и энергии у поваров, как и у любых работников умственного труда, ограничены. Поэтому они оптимизируют процессы на кухне так, чтобы рутинная часть отнимала как можно меньше ресурсов и появлялось время сосредоточиться на творческой. У этих мастеров можно поучиться одному из самых фундаментальных и полезных навыков — управлению своей работой.
1. Будьте последовательны
На кухне важно, чтобы мясо было разморожено до нарезания, паста сварена до добавления соуса, а чеснок очищен до того, как его положат в блюдо. Правильная последовательность здесь крайне важна. Чтобы достать курицу из морозилки, нужно всего несколько секунд. Но от того, не забыл ли повар сделать это в начале смены, зависит вкус блюда, да и вообще — будет ли оно приготовлено.
Так и в работе. Те задачи, которые вы выполняете в первую очередь, задают тон всему дню. Если вы знаете, что нужно будет скачать объёмную программу и это займёт примерно час, запустите загрузку и параллельно занимайтесь чем-то ещё.
Если же отложить это дело до момента, когда программа вам понадобится, то придётся нервничать и тормозить процессы. Минуты, потраченные сейчас, могут сэкономить вам часы потом. Поэтому не забывайте составлять списки, чтобы определить последовательность действий.
2. Используйте напоминания
На кухне у каждого предмета есть своё место. Если повар поставил сковороду на плиту, то это уже не просто сковорода, а ещё и напоминание о том, что какое-то блюдо готовится. Масло на ней не просто шипит, а сигнализирует о том, что пора делать следующий шаг. Если повару нужно готовить три блюда параллельно, он может поставить на огонь кастрюлю, достать из холодильника сливки и положить зелень на доску для нарезки.
Те, кто работает не с продуктами, а с информацией, могут получать по сотне уведомлений и десятку писем в час. И каждый раз после их прочтения нужно поместить полученную информацию в верное место, как пучок зелени на доску.
Для этого подойдёт менеджер задач, заметки в телефоне, приложение для отложенного чтения и онлайн-календарь. Они и есть цифровая «окружающая среда», которая «запоминает» всё нужное. После любого входящего запроса поместите напоминание о нём «на разделочную доску» — так ничего не потеряется.
3. Различайте типы задач
Время невозможно замедлить или ускорить. Но повара считают, что оно не всегда одинаково, и выделяют два типа: то время, что требует вовлечения человека, и то, что не требует.
Первое относится к задачам, для решения которых от шеф-повара нужна полная сосредоточенность и участие. Перемешивание, измельчение, добавление приправ — эти действия всегда будут занимать определённое количество минут и в том случае, если будут выполнены сейчас, и если отложить их на потом.
Второй же тип времени относится к задачам, которые можно выполнить без прямого внимания повара. Приготовление на гриле, нагревание, маринование, варка — это процессы, которые должен запускать человек, но они продолжают происходить даже тогда, когда повар переключается на что-то другое.
В работе с информацией мы почти не осознаём разницу между этими типами задач. Мы склонны переоценивать те, что требуют нашего полного включения, потому что именно тогда кажется, что мы делаем всё, что в наших силах. Но на самом деле именно задачи, которые не требуют нашего вовлечения, дают нам наибольшие преимущества.
Потому что небольшие действия, которые мы предпринимаем, чтобы ускорить процесс, дают возможность сосредоточиться на других вещах. Лучше сейчас потратить 20 минут и показать новому коллеге, как выполнять задачу, чем отложить это на неделю и потратить гораздо больше времени, занимаясь ей самостоятельно.
Приучите себя различать в своём списке дел задачи, требующие разной степени вовлечённости.
Это имеет определяющее значение, когда речь идёт о планировании последовательности действий. Дела, для которых не нужно ваше непосредственное участие, особенно эффективно выполнять в начале.
4. Начинайте только то, что сможете закончить
Блюдо, приготовленное на 99%, не имеет ценности. Оно либо должно быть готовым, горячим и вовремя поданным гостю, либо никаким. Поэтому повара не начинают то, что не смогут закончить. Как только блюдо готово, оно сразу обретает огромную ценность. Не только потому, что может наконец-то отправиться к гостю, но и потому, что больше не требует затрат внимания.
То же самое происходит и с умственным трудом. Каждый раз, когда мы запускаем, а потом останавливаем какой-то процесс, несём скрытые убытки. Нерешённой задачей нужно будет управлять и обновлять информацию по ней. Она занимает место в вашем списке дел, на компьютере или столе, и, что наиболее важно, в вашем подсознании.
Вы можете достичь точки, когда все ваши ресурсы будут тратиться только на отслеживание и запоминание всех нерешённых задач. Поэтому каждый раз, когда вы начинаете проект, спрашивайте себя: «Как и когда я его закончу?»
Конечно, не всегда удаётся завершить начатое. Работа с информацией непредсказуема по своей природе. Иногда быстрый телефонный звонок превращается в часовую обстоятельную беседу, которая сбивает весь ваш план на день.
Важно даже просто думать о том, как закончить задачу. Вместо того, чтобы сразу переключаться на другое дело, потратьте несколько дополнительных секунд, чтобы записать информацию о незавершённом деле в таск-трекер.
5. Оптимизируйте повторяющиеся действия
Чтобы готовить блюда одно за другим, повару нужно не просто действовать как можно быстрее. Ему следует оптимизировать повторяющиеся действия. Каждое из них занимает не много времени, но за счёт их количества эффективность может теряться.
Поэтому вместо того, чтобы доставать каждый ингредиент из холодильника по мере приготовления блюда, лучше достать их все разом, если это не противоречит рецепту. Таким образом повар работает быстро не потому что выбивается из сил, а потому что выигрывает несколько секунд тут, пару минут там и в итоге прилично экономит время.
Работникам умственного труда важно избавляться от действий, которые повторяются с некоторой периодичностью. Возьмём в качестве примера человека, который ведёт соцсети бренда. Ему нужно публиковать посты каждый день, отвлекаясь от других своих задач и переключая внимание. Эффективнее будет воспользоваться сервисом автопостинга, подготовить все материалы на неделю заранее и предоставить приложению возможность публиковать их.
6. Организуйте рабочее пространство
Шеф-повар организует своё рабочее место так, чтобы всё было логично. Ингредиенты находятся с левой стороны разделочной доски, доска для нарезки — в центре, а обработанные ингредиенты с правой. После каждого использования нож и полотенце возвращаются на свои места.
Это «разделение» ингредиентов и инструментов должно быть постоянным изо дня в день, чтобы повар мог понять, где что находится. Рабочее пространство становится продолжением разума шефа, поэтому он может дотянуться до ложки или ножа так же интуитивно и естественно, как обращается к мыслям в своей голове.
Рабочая же среда тех, кто занимается умственным трудом, постоянно меняется. С одной стороны, в этом есть преимущество: можно заниматься своим делом из любой точки мира. Но есть и недостаток: нет возможности как следует организовать рабочее пространство. При этом оно чрезвычайно стабильно: всё происходит на компьютере и распространяется на мобильные устройства, планшеты, умные часы и даже экраны других людей.
Организовать своё пространство довольно просто:
- Создайте привычные действия, чтобы предсказуемо начать и закончить свой день.
- Используйте цифровые заметки в качестве основного инструмента повышения производительности, чтобы у вас всегда была вся информация с собой.
- Создайте отдельные рабочие пространства для каждого из ваших самых важных проектов.
- Заканчивайте каждый день или неделю, закрывая все вкладки браузера и выключая компьютер.
Каждая из этих процедур устанавливает границы — времени, пространства или стремлений, — которые помогают понять, на чём нужно сосредоточиться, а что — игнорировать.
Французские повара всегда учитывают ограничения времени и пространства. Они не могут утешать себя историями в духе «Проект идёт по плану» или «Я скоро доберусь до этого». Чтобы добиться успеха, им важно быть сосредоточенными на конкретной задаче и видеть картину целиком. Эта же способность весьма пригодится и работникам умственного труда.
Manage Your Day-to-Day. 15 советов по продуктивности и организации рабочего процесса
Советы по продуктивности и организации творческого процесса от профессионалов из разных сфер.
1. Переосмыслить организацию рабочего процесса. Уменьшить количество реактивной работы (быть всегда на связи, срочные задачи, встречи). Сделать фокус на креативной деятельности, которая двигает проект вперед.
Я периодически не захожу в рабочие чаты до полудня, чтобы к ежедневному созвону с командой успеть сделать важную творческую задачу. Например, продумать сложный интерфейс.
2. Выделять блоки времени для сфокусированной работы. Начать с небольших 15-минутных блоков. Иметь четкую задачу на блок. Полностью исключить отвлечения: убрать телефон, отключить уведомления, закрыть лишние вкладки, отключить интернет (если возможно). Стараться планировать блок на самое продуктивное время.
3. Сфокусированная работа подходит не для всего. Для поиска идей нужны отвлечения, случайные стимулы.
Я предпочитаю отойти от компьютера, походить по комнате или выйти ненадолго на улицу. Даже такое простое действие помогает найти новые идеи и посмотреть на задачу по-новому.
4. Не планировать на день слишком много дел. Если вы не успеете выполнить их, будете испытывать чувство вины, отчего мотивация снизится.
Либо научитесь спокойно относится к невыполненным задачам и переносить их на следующий день. Если вы уверены, что хорошо поработали, то и нет смысла переживать из-за того, что какой-то пункт вы сегодня не зачеркнули.
5. Записывать все задачи. Личный и те, которые вы передали другим. Так вы будете уверены, что ничего не забыли и сможете сфокусироваться на работе.
Я испробовал много приложений. Выберите то, что вам удобнее. В разные периоды я использовал следующие: Todoist, Trello, Notion, Apple Reminders.
6. Не ждать вдохновения, ежедневно практиковаться. Эта привычка снижает напряжение, избавляет от психологических блоков и помогает поддерживать связь с вашим проектом, благодаря чему вам не придется долго входить в работу.
7. Еще один подход: глубоко погружаться в работу на продолжительное время.
Таким образом был создан курс «Деньги и дизайн». Я писал его с утра до вечера, прерываясь лишь на еду и пробежки по комнате. Написал весь материал за 1.5 дня.
8. Нужно заниматься продвижением, несмотря на то, что для творческих людей это неприятная работа. Часто дело в том, что творческие люди бояться негативной обратной связи. Но невозможно сделать свою работу заметной, если ее не продвигать.
9. Забота о себе позволит лучше фокусироваться. Она включает в себя сон, питание, время наедине с собой. Физическая активность полезна для работы мозга. Хорошее и простое упражнение — прогулка. Помогает размышлять.
Сегодня мне уже сложно представить свое утро без тренировки. А питание — один из самых важных аспектов продуктивной работы.
10. Выполняя маленькие дела мы чувствуем прогресс, но в итоге слабо продвигаемся в важных проектах, которые требуют многих месяцев и лет регулярной практики. А из-за того, что люди сегодня часто отвлекаются, выделить большие блоки для важной работы становится все сложнее. Авторы рекомендуют визуализировать прогресс, используя чек-листы или трекеры, что поможет поддерживать мотивацию.
Пример трекера есть в книге «Атомные привычки». Если вам удобнее использовать приложение, то мне нравится Habit List.
11. Перерывы и ожидания чего-либо часто уходят на малополезные занятия, как проверка соцсетей. Хотя их можно использовать для обучения, чтения, размышлений. Полезно выделять на такую деятельность и больше времени, например, один день в неделю.
12. Заходить в интернет или доставать телефон лишь с определенной целью. Понимать, для каких целей вы используете технологии. Периодически уходить в оффлайн.
Раньше я делал субботу без Instagram, что неплохо очищало голову. (Другие соцсети и новостные сайты я не читаю.) Теперь и вовсе оттуда ушел, несмотря на три тысячи подписчиков.
13. Заниматься необязательными проектами только для себя. Эти проекты помогут реализовать потенциал, который не реализуется на основной работе. Или обретете навыки, которые помогут в основном деле.
Мои необязательные проекты — писательство. Мне не только нравится этот процесс, но и помогает осмысливать полученный опыт.
14. Не быть перфекционистом, иначе работа обернется стрессом. Стремиться к совершенству, но понимать, что идеал недостижим.
Для реализации большинства задач 80% качества достаточно. Остальные 20% отнимают уйму энергии, но пользы особо не принесут.
15. Если работа стопориться, подумать, в чем может быть дело. Возможно, не хватает информации, умения презентовать идеи, мотивации.
Недавно я начал писать вторую книгу. Составил содержание и приступил к первой главе, но процесс не шел. Я понял, что мне не интересно. Пару часов подумав, я полностью сменил формат и теперь написание приносит мне только удовольствие.