Режимы работы программы PowerPoint
Что же представляет собой презентация, подготовленная в PowerPoint? Прежде всего, это комплект подготовленных для показа слайдов, содержащих план и основные положения выступления, необходимые схемы, таблицы, диаграммы и рисунки.
В MS PowerPoint предусмотрено три основных способа создания презентации:
с помощью Мастера автосодержания;
на основе готового шаблона;
начиная с пустой презентации.
Для создания презентации с установленными по умолчанию заголовками, текстовыми полями и оформлением следует использовать шаблон или Мастер автосодержания. В этом случае от пользователя потребуется только заменить по своему усмотрению заголовки и текст на некоторых слайдах либо добавить или удалить некоторые слайды.
На рис. 3.4 показано стартовое диалоговое окно MS PowerPoint, которое появляется сразу после запуска программы. В нем предлагается выбрать способ создания презентации или открыть уже созданную ранее презентацию.
Рис. 3.4.Стартовое окно MS PowerPoint, предлагающее выбрать с помощью переключателей один из трех основных способов создания презентаций
Все способы создания презентации обладают своими достоинствами и недостатками. Например, в Мастере автосодержания предлагаются весьма полезные советы, но, к сожалению, макет презентации нельзя просмотреть до окончания процесса ее создания. При использовании шаблона можно сразу же просмотреть макет презентации, но его выбор не сопровождается никакими советами со стороны программы MS PowerPoint.
При использовании шаблона или Мастера автосодержания презентация создается с установленными по умолчанию заголовками и текстовыми полями, которые можно использовать для создания собственных заголовков и текста.
Для создания презентации «с нуля» от пользователя требуется владеть определенными навыками дизайнера.
Не стоит пытаться сразу же определить окончательный вид нужной презентации, это можно сделать позднее, поскольку в MS PowerPoint предусмотрены специальные инструменты редактирования макета, а также допускается удаление или добавление отдельных слайдов.
Для просмотра слайдов в программе MS PowerPoint предусмотрены следующие режимы:
Режим слайдов – слайд занимает все рабочее окно интерфейса MS PowerPoint. На экране одновременно отображаются средства работы с этим слайдом (меню, панели инструментов, полосы прокрутки и т.д.). Этот режим используется для создания и изменения текущего слайда;
Режим структуры – в рабочей области отображаются заголовки и текст слайдов в виде иерархической структуры. Режим применяется для ознакомления со структурой всей презентации и в случае необходимости — ее изменения (перемещение отдельных разделов или их удаление);
Режим сортировщика – в рабочей области отображается вся презентация, причем каждый слайд выводится в уменьшенном виде. Режим используется для просмотра последовательности, в которой расположены слайды в презентации, а также для перехода к работе с определенным слайдом. Для этого достаточно дважды щелкнуть мышью на нем. В режиме сортировщика удобно перемещать отдельный слайд на другое место презентации путем перетаскивания. В этом режиме можно также добавлять новые слайды перед выделенным или удалить выделенный слайд, нажав на клавишу DELETE. На этапе подготовки демонстрации режим сортировщика применяется для задания интервалов времени показа каждого слайда и установки анимационных эффектов перехода от одного слайда к другому;
Режим страниц заметок – в рабочей области отображается слайд, который состоит из двух частей: видимой части, выводимой во время демонстрации на экран, и страницы заметок докладчика к данному слайду, не отображаемой во время демонстрации. В режиме страниц заметок вносятся и изменяются комментарии к слайду;
Режим показа слайдов – используется для демонстрации презентации. В нем каждый слайд выводится на весь экран.
Запуск и режимы работы в PowerPoint.
В Microsoft PowerPoint имеется четыре основных режима работы с презентацией: обычный режим, режим структуры, режим сортировщика слайдов и режим просмотра слайдов.
После запуска программы на экране появится окно, открытое в обычном режиме работы. Переключение между режимами просмотра можно осуществить с помощью панели Режимы просмотра презентации вкладки Вид панели инструментов.
Обычный режим является основным режимом для создания и оформления презентации. В данном режиме имеются три рабочие области: область структуры презентации слева, рабочая область слайда справа и область заметок снизу (рис. 8.1).
Рис. 8.1. Основные элементы рабочего окна PowerPoint в обычном режиме
Левая область структуры презентации предназначена для отображения эскизов слайдов. Эскизы позволяют легче перемещаться в пределах презентации и просматривать, как выглядят измененные элементы оформления. Можно также переставлять, добавлять или удалять те или иные слайды.
Рабочая область слайда предназначена для работы с объектами слайда. При отображении текущего слайда в данном крупномасштабном виде можно добавлять в него текст, вставлять рисунки, таблицы, организационные диаграммы, графические объекты, надписи, фильмы, звуковые эффекты, гиперссылки и анимацию.
Область заметок предназначена для авторских заметок по содержанию каждого слайда. Они могут быть распечатаны и использованы при демонстрации презентации. Можно также создать заметки, предназначенные для их просмотра аудиторией — в печатном виде или на веб-странице.
При работе с презентацией в обычном режиме можно изменять размеры областей, перетаскивая их границы.
В режиме структуры левая область предназначена для отображения структуры текста слайда. В этом режиме можно вводить текстовые элементы слайда, спланировать, как их лучше представить, и попробовать разные варианты расположения слайдов и текста (рис. 8.2).
Режим сортировщика слайдов — режим, позволяющий просматривать слайды в виде эскизов (рис. 8.3). По завершении создания и редактирова-
Рис. 8.2. Вид рабочего окна PowerPoint в режиме просмотра текстовой структуры
Рис. 8.3. Внешний вид рабочего окна PowerPoint в режиме сортировщика слайдов
ния презентации сортировщик слайдов дает законченную картину всей презентации, упрощая ее реорганизацию, добавление или удаление слайдов и предварительный просмотр эффектов анимации и смены слайдов.
При просмотре презентации в режиме сортировщика слайдов можно изменить размер эскизов слайдов. Для этого следует на вкладке Вид в группе Масштаб нажать кнопку Масштаб и задать нужный масштаб в процентах.
Режим страницы заметок позволяет просматривать слайды вместе с заметками в том виде как они будут выводиться на печать. На странице будет расположен слайд вместе с относящимися к нему заметками разработчика презентации. В этом представлении удобно редактировать заметки к слайдам.
Режим просмотра слайдов осуществляется в полноэкранном режиме, как и реальный показ слайдов. В таком полноэкранном режиме презентация демонстрируется в том виде, как она предстанет перед аудиторией. Можно просмотреть, как во время реальной демонстрации будут выглядеть графические объекты, фильмы, анимированные элементы, эффекты смены слайдов, а также проконтролировать время демонстрации.
Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из таких действий, как выбор общего оформления, добавление новых слайдов и их содержимого, выбор разметки слайдов, изменение при необходимости оформления слайдов, изменение цветовой схемы, применение различных шаблонов оформления и создание таких эффектов, как эффекты анимации при демонстрации слайдов.
Занятие 1 Основы PowerPoint
На данный момент современный пользователь не обделен инструментами создания презентаций. Программы создания презентаций представлены практически во всех пакетах офисных программ. Среди самых известных аналогов можно назвать Impress из пакетах OpenOffice или LibreOffice, Keynote из пакета iWork компании Apple и другие.
Однако, продукт от Microsoft стал неким стандартом, поэтому другие программы создания презентаций стараются поддерживать файлы PowerPoint (*.pptx). С ростом распространения высокоскоростного соединения с сетью Интернет, набирают популярность онлайн приложения, например, Google Презентации. К слову, Microsoft также имеет онлайн версию PowerPoint, однако возможности онлайн версий не идут ни в какое сравнение с полноценной версией PowerPoint из пакета Microsoft Office.
Некоторые ученые критикуют PowerPoint за его подачу материала, когда презентация представлена буллитами (карточками), а лектор зачитывает материал. В последнее время появилось очень много онлайн сервисов с альтернативной подачей материала, например, когда вся презентация представлена одним большим листом, а слайды показывают отдельные участки презентации – Prezi, или наборы инфографики.
На самом деле, в процессе курса мы покажем, что PowerPoint способен преподносить материал абсолютно различными способами, и PowerPoint – это, прежде всего, инструмент для дополнения самого выступления, а причина скудности некоторых презентаций, отнюдь не в PowerPoint, а не умении им пользоваться.
Видеоверсия
Текстовая версия
Интерфейс PowerPoint
После запуска программы PowerPoint нас встретит стартовое окно программы.
Стартовый экран PowerPoint
Слева находятся последние презентации, с которыми велась работа, а ниже расположена вызова диалогового окна для открытия других презентаций. Правее находятся шаблоны (о которых погорим чуть позже) презентаций, самый первый – это пустая презентация.
Пространство чистой презентации PowerPoint
Рабочее пространство презентации разделено на две части: слева область для панели слайдов, справа – область выбранного слайда. С помощью мышки, простым перетягиванием можно регулировать размеры левой и правой области.
Выбрав первый пункт, пользователь создает пустую презентацию по шаблону по умолчанию и сейчас самое время познакомиться с интерфейсом программы PowerPoint, который унифицирован с другими продуктами из пакета Microsoft Office. Другими словами, интерфейс представлен вкладками, вкладки разделены на группы, в группах находятся команды. При этом, некоторые группы в правом нижнем углу имеют значок треугольника, нажатие на который позволит вызвать диалоговое окно с дополнительными настройками, а некоторые команды представлены выпадающими меню, нажатие на такую команду позволит конкретизировать выбор пользователя.
Основные элементы интерфейса PowerPoint
Изначально, пока вы не запомнили, что делает та или иная команда, можно навести курсор и появится всплывающая подсказка, объясняющая предназначение команды на ленте интерфейса.
Часто используемые команды удобнее вызывать с помощью горячего сочетания клавиш, например, вызов того же диалогового окна «Шрифт» можно осуществить и с помощью сочетания Ctrl + Shift + F .
Когда вы работаете над презентацией на компьютере с небольшим экраном, для увеличения рабочего пространства можно свернуть ленту, это делается с помощью маленькой треугольной стрелки в правом нижнем углу ленты (не зависимо от активной вкладки ленты интерфейса), сочетания Ctrl + F1 или командой настройки отображения ленты в правом верхнем углу окна PowerPoint.
Управление отображением ленты
Использование мини панели инструментов в PowerPoint
Мини панель инструментов небольшая всплывающая панель, которая содержит некоторые команды из группы «Шрифт» и «Абзац» вкладки «Главная», появляется, когда выделяется часть текста и находится в полупрозрачном состоянии, пока на нее не наведен курсор мышки, позволяет пользователю быстро изменить шрифт, размер, цвет выравнивание и некоторые другие параметры выделенного участка текста без необходимости возвращаться к ленте интерфейса.
Мини-панель инструментов
Использование панели быстрого доступа в PowerPoint
Панель быстрого доступа, по умолчанию, находится над вкладками ленты слева вверху. Изначально на нее выведены команды сохранения презентации, отмены последнего действия, повторения последнего действия, запуска презентации на показ.
Справа находится треугольник, нажатие на который позволит вызвать список из команд, которые часто дополнительно размещают на панели быстрого доступа, здесь же можно изменить место размещения панели быстрого доступа, поместив ее под лентой, а также вызвать диалоговое окно «Параметров PowerPoint», где можно выбрать абсолютно любую команду для размещения на панели быстрого доступа.
Панель быстрого доступа
Клавиши-подсказки
Клавиши-подсказки вызываются нажатием клавиши Alt на клавиатуре и позволяют выбрать необходимую вкладку и команду без использования мыши. После нажатия Alt можно выбрать вкладку, потом уже команду на вкладке, которую, при необходимости, можно конкретизировать, например, последовательное нажатие Alt , Я , Ц , 1 вызовет команду настройки цвета шрифта, где еще можно выбрать инструмент «Пипетка» (позволяет узнать цвет элемента в презентации) или вызвать диалоговое окно «Цвет», командой «Другие цвета…».
Отображение клавиш-подсказок
Вкладка «Файл» или «Закулисное меню» (Backstage View)
Вкладка «Файл» не похожа на другие, она не показывает команды на ленте, а показывает полноэкранное меню, которое называют «закулисным», в английской версии – Backstage view. Здесь сосредоточены служебные настройки и команды, с помощью которых можно настроить определенные параметры презентации, или самой программы PowerPoint.
- Сведения – показывает информацию по текущей презентации, а также предоставляет доступ к командам защиты презентации паролем, проверки свойств и восстановления предыдущих версий.
- Создать – запускает стартовое окно с выбором шаблона для новой презентации.
- Открыть – позволяет открыть уже существующую презентацию.
- Сохранить – сохраняет изменения в презентации под тем же именем и расположением.
- Сохранить как… — позволяет сохранить произведенные изменения в копии презентации под новым именем и/или в новом расположении.
- Печать – подготовка к печати и отправка на печать презентации.
- Общий доступ – с помощью данного пункта можно отправить презентацию по почте, запустить онлайн показ, дать ссылку на совместное редактирование (если предварительно сохранить презентацию в облаке OneDrive).
- Экспорт – опции по сохранению презентации в различных формах представления, например, создать видео из презентации или упаковать ее на CD диск.
- Закрыть – закрывает существующее окно презентации.
- Учетная запись – настройки текущей учетной записи, здесь можно настроить внешний вид программы: выбрать фон и цвета; подключить службы типа хранилище OneDrive, сеть Facebook или YouTube, узнать версию программы, проверить обновления. Настройки пакета Office в целом и синхронизируются между всеми устройствами, где используется текущая учетная запись MS Office. Если вы изменили фон программ Office про на одном компьютере, не удивляйтесь, что он поменяется и на другом.
Видеоверсия
Текстовая версия
Традиционная справка PowerPoint
К справочной системе PowerPoint можно отнести несколько инструментов. Первым, самым простым способом получения информации о необходимой команде можно считать банальное наведение и секундное удержание курсора мыши над командой. Во всплывающей подсказке будет краткое описание команды, а выбрав пункт «Дополнительные сведения», можно получить развернутый ответ в справочном окне, которое появиться справа.
Вызов справки о конкретной функции
Следует отметить, что большинство информации доступно при активном подключении к сети Интернет.
Справочное меню можно вызвать горячим сочетанием F1 .
Вызов общей справки
Функция «Что вы хотите сделать (Tell me)»
Одной из новых функций последней версии программ Microsoft Office, является функция «Tell me» или «Что вы хотите сделать». Окошко, которое находится на уровне вкладок и позволяет пользователю ввести желаемое действие, а программа сама будет выбирать наиболее подходящие команды.
Окно «Что вы хотите сделать» (Tell me)
Данная функция может оказать полезной на этапе знакомства с программой, когда вы еще не запомнили где находится та, или иная функция, но помните, что она должна делать.
Видеоверсия
Текстовая версия
Открытие существующей презентации
Если PowerPoint не запущен, открыть существующую презентацию можно двойным кликом мышки (или клавишей Enter ) по пиктограмме документа. Если PowerPoint запущен, можно воспользоваться меню «Открыть» специальной вкладки «Файл» и выбрать путь расположения ранее созданной презентации.
Открытие презентации из PowerPoint
В целом, способы открытия презентации ничем не отличаются от открытия других документов.
Режимы просмотра презентации в PowerPoint
Для удобной работы над презентацией, в программе предусмотрено несколько различных режимов просмотра. За представление презентации на экране компьютера, в общем, и за переключение режимов просмотра, в частности, отвечает вкладка «Вид».
Режимы просмотра презентации
Обычный режим – наиболее используемый, слева представлены миниатюры слайдов, а в правой части – выбранный слайд, который можно редактировать.
Режим структуры – слева, вместо миниатюр слайдов, будут отображаться заголовки и текст слайдов, такой режим хорош при изменении порядка записей в списке, или нужно сосредоточится на тексте, не отвлекаясь на само оформление слайда. В данном режиме можно изменять и порядок самих слайдов, однако, лучше для этого использовать сортировщик слайдов.
Сортировщик слайдов – режим, в котором слайды отображаются в виде эскизов для удобного изменения их порядка. Двойной клик по выбранному слайду в режиме сортировщика переключит в последний используемый режим в котором доступно редактирование слайда. Т.е., если последним был обычный режим – значит в обычный, если вы до сортировщика работали в режиме структуры, значит переключение будет в этот режим.
Страницы заметок – режим, для удобной работы с заметками к слайду, которые, в последствии можно использовать как подсказки во время презентации, или как пояснения, если презентация распечатывается в виде раздаточного материала.
Режим чтения – разворачивает слайд на всю страницу, в нем удобно просматривать отдельно взятый слайд. Данный режим очень похож на показ презентации, однако в отличие от последнего разворачивается не на весь экран, а только в пределах окна PowerPoint.
Режимы просмотра презентаций в действии
Показ презентации – специальный режим представления, в котором презентация демонстрируется окружающим. Запуск презентации на показ возможен с помощью функциональной клавиши F5 , в этом случае презентация начнется с начала, если необходимо запустить презентацию с определенного слайда, то следует выбрать этот слайд и нажать Shift + F5 . Команда запуска презентации на показ, которая находится на панели быстрого доступа аналогична клавише F5 , т.е. запустит презентацию с начала, а команда «Слайд-шоу», которая находится на строке состояния, рядом с режимами представления презентации, аналогична сочетанию Shift + F5 , т.е. запустит презентацию с текущего слайда.
Не зависимо от режима, в котором находится PowerPoint, вы можете воспользоваться функцией изменения масштаба.
Использование масштаба (zoom) в PowerPoint
Масштаб в PowerPoint, как и в других программах пакета Office, используется для увеличения, или уменьшение содержимого на самом экране измеряется в %, где 100% — это реальный размер объектов. Бывает полезно уменьшить масштаб, если слайд не помещается в область экрана, чтобы посмотреть на слайд целиком, или, наоборот, увеличить, при работе с мелкими элементами.
Управлять масштабом можно из вкладки «Вид», здесь отведена целая группа команд под изменение масштаба, а можно из строки состояния, перетягивая ползунок.
Рекомендуется запомнить способ изменения масштаба с помощью колесика мыши при зажатой клавише Ctrl . Это сочетание работает не только в остальных программах Office, но и в других приложениях, например, браузерах.
Настройка масштаба в PowerPoint
Видеоверсия
Текстовая версия
Навигация в PowerPoint
Для перемещения между слайдами презентации в PowerPoint используется мышь, элементы интерфейса и клавиатура.
Левая часть окна PowerPoint используется для просмотра слайдов презентации, без смены активного слайда, т.е. слайда, который выбран в данный момент для редактирования. Активный слайд обведен оранжевой рамкой.
С помощью правой вертикальной полосы прокрутки можно изменить активный слайд, если масштаб позволяет разместить слайд полностью на экране, а, если масштаб не позволяет разместить активный слайд целиком, то с помощью правой полосы прокрутки можно переместиться по активному слайду, а, при достижении границы, перейди к следующему или предыдущему, в зависимости от направления прокрутки.
Колесико мыши работает аналогично полосам прокрутки. Если курсор находится над левой частью экрана окна PowerPoint, значит прокрутка будет идти без смены активного слайда, если над правой – значит будет переход со сменой активного слайда.
Перемещаться между слайдами можно с помощью клавиш клавиатуры PageUp и PageDown (слайд вверх и вниз, соответственно) или двойных стрелок под правой полосой прокрутки. Клавиши Home и End позволят перейти на первый и последний слайды соответственно.
Управление навигацией в PowerPoint
Выход из PowerPoint. Сохранение, закрытие презентации
Если вы завершаете работу с презентацией, ее следует сохранить. Вообще сохранять следует любой документ периодически записывая проделанные изменения. Сохранить презентацию можно несколькими способами: с помощью панели быстрого доступа, с помощью вкладки «Файл», или с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl + S .
Другие варианты сохранения будут рассмотрены позже в рамках данного курса.
Закрыть PowerPoint можно щелчком по крестику в правом верхнем углу, с помощью одноименной команды во вкладке «Файл» или сочетанием клавиш Alt + F4 (универсальное сочетание, которое работает для всех приложений под Windows).
При таком закрытии вы будете закрывать одно окно презентации, т.е., если у вас открыть несколько презентаций, то нужно будет их последовательно закрыть. Однако, если кликнуть правым щелчком мыши по значку программы PowerPoint на панели задач Windows, то станет доступна команда «Закрыть все окна», позволяющая закрыть все презентации одновременно.
Закрытие всех окон PowerPoint сразу
Флэшкарты
Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.
Практика
В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. После их выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно. Для некоторых заданий есть небольшие подсказки
Задание 1. Открытие существующей презентации
- Открыть презентацию «Правила построения успешных презентаций».
- Установить масштаб 100%.
- Изменить масштаб на такой, чтобы слайд полностью помещался на экране.
- Запустить презентацию на показ с первого слайда.
- Дойти до 5-го слайда и выйти из показа.
- Добавить команду «Начать с этого слайда» панель быстрого доступа.
- Перейти к 7-му слайду и запустить презентацию на показ с текущего слайда.
- Выйти из показа и закрыть PowerPoint.
Задание 2. Работа с существующей презентацией
- Открыть презентацию «Правила построения успешных презентаций_WrongOrder».
- Перейти в режим «Сортировщик слайдов» и поменять местами слайды: 4 и 8, 5 и 9, 6 и 10.
- В режиме структуры изменить заголовок 7го слайда на «Лаконичность или минимум информации» и 11-го на «После 10 минут выступления уровень внимания резко снижается».
- Перейти на 5-й слайд и запустить презентацию с текущего слайда с помощью горячего сочетания клавиш.
- Пройти до конца презентации, выйти из режима показа.
- Пройти до конца презентации и закрыть PowerPoint сохранив презентацию.
В практических заданиях занятий 2-6 мы создадим презентацию, которую просматривали.