Hris системы что это

Что такое HRIS?

Информационная система управления персоналом программном (HRIS) — это программное решение, которое поддерживает и обрабатывает подробную информацию о сотрудниках, управляет этой информацией, а также политиками и процедурами, связанными с человеческими ресурсами. Будучи интерактивной системой управления информацией, HRIS стандартизирует задачи и процессы управления персоналом, обеспечивая точное ведение записей и отчетности.

HRIS — это по сути «улица с двусторонним движением», где информация о сотрудниках как доставляется в организацию, так и возвращается обратно к сотрудникам. Устраняя бумажные и ручные процессы, связанные с персоналом, HRIS предлагает более интегрированное, оптимизированное и эффективное взаимодействие между сотрудниками и компаниями, где они работают, освобождая специалистов по персоналу для выполнения более стратегической и важной работы.

Сравнение HRIS, HRMS и HCM — в чем разница?

Темы по HRIS

Сравнение HRIS, HRMS и HCM — в чем разница?

Термины HRIS, система управления персоналом (HRMS), и управление человеческим капиталом (HCM) часто используются взаимозаменяемо. Однако между этими тремя вещами могут быть тонкие различия в зависимости от того, какие функции решит включить компания.

Первоначально упоминалась базовая система ведения учета административных сотрудников. По мере того как функции отдела кадров усложнились, HRIS стала включать в себя такие процессы, как привлечение талантов, набор персонала, а также текущее управление и обработку данных о сотрудниках.

Термин вошел в употребление, когда организации начали использовать все более сложное программное обеспечение и автоматизированные задачи для функций управления персоналом, хотя он по-прежнему используется взаимозаменяемо с HRIS. На сегодняшний день в состав HRIS может входить управление ЗРП, а также управление временем.

Относится к более широкому или комплексному решению, охватывающему все аспекты функции HR и управления персоналом. К дополнительным функциям относятся расширенные задачи управления талантами, например управление производительностью, планирование преемственности, планирование компенсаций, стратегическое кадровое планирование и любые другие действия по планированию для персонала. HCM охватывает ряд функций HR независимо от того, основаны ли те на данных, являются транзакционными или стратегическими.

Что такое система HRIS? Два столпа

Система HRIS зиждется на двух столпах, которые обеспечивают основу управления людьми и политиками для поддержания общей организационной эффективности.

Структура организации

Со структурной точки зрения HRIS включает в себя роли, функции и иерархию отчетности. Определяя организационную структуру, HRIS обеспечивает узнаваемую подотчетность и путь к операционной функциональности и согласованности.

Подходящая система HRIS поможет Вам решать бизнес-задачи, помогая находить нужных специалистов. Благодаря согласованному и автоматизированному управлению данными о привлечении и найме Ваша система HRIS может помочь Вам набрать рабочий коллектив, состоящий из подходящих людей с нужными навыками, работающих в правильных ролях и с правильной структурой для достижения Ваших стратегических целей.

Управление данными сотрудников

Подобно управлению взаимоотношениями с клиентами, но в рамках отношений между работодателем и сотрудником, HRIS предоставляет исчерпывающую информацию о каждом сотруднике, включая имя, адрес, дату найма, компенсацию, выбор льгот и многое другое. Имея правильные данные, Вы сможете лучше общаться со своими сотрудниками, помогать им разрабатывать карьерные планы, находить подходящее обучение и поднимать их производительность на новый уровень.

HRIS обеспечивает автоматизированное и стандартизированное ведение записей, отчетности и предоставляет функции самообслуживания. Это может обеспечивать более точное и актуальное управление информацией, что повышает эффективность и создает удобство и простоту использования для сотрудников.

Будущее, функции и пользователи HRIS

В состав типичной системы HRIS будут входить основные функции, помогающие в наборе и привлечении талантов, подборе компенсации, организационном управлении и управлении отсутствиями (например, отпусками, отсутствием по болезни или отпусками за свой счет). Могут добавляться дополнительные функции в соответствии с потребностями бизнеса.

Автоматизируя задачи, связанные с персоналом, и предоставляя самостоятельный доступ к процедурам и политикам, система обеспечивает стандартизацию и согласованность во всей организации, одновременно повышая эффективность работы отдела кадров и повышая удобство работы сотрудников.

Хотя каждый в компании будет пользователем HRIS просто в силу того, что является сотрудником, продвинутыми пользователями HRIS будут администраторы отдела кадров, специалисты по расчету заработной платы, специалисты по управлению талантами и рекрутеры. Значительная часть работы этих сотрудников предполагает регулярное взаимодействие с HRIS.

Проблемы систем управления персоналом

Каждая компания уникальна, у каждой свои непростые задачи. Необходимо заняться этими вопросами в отношении Вашей системы HRIS. Вот наиболее частые задачи HRIS.

• Конфиденциальность и защита данных. Одной из самых больших проблем в управлении HRIS является обеспечение конфиденциальности и безопасности данных сотрудников. Эти системы содержат огромные объемы важных и конфиденциальных данных, которые необходимо защищать. Основная проблема HRIS, с которой сталкиваются организации, заключается в том, как внедрить решение, достаточно сложное, чтобы каждый обращающийся к системе пользователь мог получить именно ту информацию, которая ему нужна для выполнения задачи, без доступа к информации, на просмотр которой у него нет прав.
• Нормативные требования и их соблюдение. Правила доступа к данным в HRIS должны соответствовать нормативным требованиям. Каждая организация должна обеспечить соответствие своей системы HRIS постоянно меняющимся нормативным требованиям. Это особенно сложно для компаний, которые ведут бизнес по всему миру. Полезность и функциональность зависят от того, сможет ли каждый пользователь быстро и легко выполнять транзакции через систему, не нарушая конфиденциальность и законодательство.

В чем преимущества перевода HRIS в облако?

Развертывание HRIS в облаке имеет множество преимуществ по сравнению с локальными системами HRIS, а именно:

• Простое масштабирование. В облаке можно легко увеличить или уменьшить масштаб по мере изменения потребностей бизнеса. Вы также получаете большую финансовую гибкость, легче управлять затратами по мере расширения или сокращения деятельности.
• Более полный контроль над операционными и капитальными затратами. В облаке Вы платите только за те ресурсы, которые используете, и Вам не нужно вкладывать средства в дорогостоящую инфраструктуру. Ваши затраты скорее операционные, чем капитальные.
• Простой и быстрый доступ к инновациям. Поскольку разработка и развертывание в облаке происходят очень быстро, Вы получаете доступ к обновлениям и инновациям гораздо раньше.

Десять причин для перевода HRIS в облако

Локальные решения HRIS просто не могут сравниться с возможностями облака. Вот десять причин для перехода в облако.

• 1. Простое, понятное, персонализированное взаимодействие с пользователем
• 2. Гибкая архитектура, которая адаптируется к изменяющимся обстоятельствам
• 3. Интеллектуальные приложения, стимулирующие аналитику и операционную эффективность, в основе своей ориентированы на ИИ.
• 4. Простые обновления, повышающие ценность бизнеса
• 5. Непрерывные инновации за счет нарождающихся технологий
• 6. Лучшая в своем классе многоуровневая защита данных и функции конфиденциальности
• 7. Обмен лучшими практиками в вовлеченном и активном HR-сообществе
• 8. Партнерство с экспертами на каждом этапе внедрения облака
• 9. Структура, рассчитанная на мировой охват
• 10. Полный охват HR одним партнером по решению

Ключевые соображения в выборе лучшей системы HRIS

Чтобы удовлетворить конкретные потребности Вашей компании, следует правильно настроить свое решение HRIS. Тем не менее есть две основные функциональные области, которые каждая компания должна непременно заказать у выбранного поставщика решений HRIS.

• 1. Решение должно охватывать все аспекты управления персоналом. Сюда относятся рекрутинг, адаптация, обучение, планирование преемственности и служба поддержки персонала. Вам понадобится доступ к полному комплексному решению, которое будет охватывать все Ваши потребности по мере их изменения. Того, что подходит Вам сегодня, может уже не хватить завтра.
• 2. Решение должно входить в состав более широкого корпоративного решения, которое связывает HR с финансами. Трудозатраты — один из самых основных факторов стоимости в любой организации. Любое решение, касающееся людей, имеет финансовые последствия. Крайне важно, чтобы компания имела полное представление как о своем персонале, так и о своих финансах, а также об отношениях между ними. Лучшая система HRIS — та, которая тесно связана с функцией финансов. В идеале эта система должна быть на той же платформе и использовать ту же технологию, что и финансовый отдел компании.

Будущее HRIS

По мере развития автоматизированных технологий рабочее место меняется до неузнаваемости. Все чаще люди работают бок о бок с технологиями все более продвинутыми способами. Хотя это создает множество преимуществ для бизнеса, одним из возникающих рисков является дегуманизация рабочего места. Парадоксальным образом в сфере управления персоналом развитие технологий дает возможность превратить HRIS из обезличенной системы управления данными о людях в систему, которая создает более человечный опыт на рабочем месте.

Система HRIS будущего будет более удобной и интуитивно понятной, что позволит сотрудникам достигать своих целей легче, быстрее и с лучшим результатом. Эти системы будут использовать искусственный интеллект и машинное обучение (ML), чтобы «чувствовать», чего пытаются достичь сотрудники, и активно предлагать решения — от изменения адреса до записи на наиболее подходящий вариант обучения. С точки зрения внутренней работы сервера инновации HRIS станут более управляемыми. Установка обновлений и новых выпусков будет проще и адаптирована к потребностям клиентов.

Организации, использующие новые и нарождающиеся технологии в своих системах HRIS, будут частью тренда по преобразованию рабочего места в среду, где технологии и люди работают вместе, обеспечивая лучшие результаты для всех. Функция HR — в самой основе этой трансформации. Позвольте нам помочь Вам перенести Вашу систему HRIS в облако, чтобы Ваше рабочее место стало более человечным, а Вы достигли более высоких уровней производительности благодаря технологиям.

Комплексное HR-решение

Ищите решение, обеспечивающее полное представление обо всей системе управления персоналом, включая связь между финансами и HCM. Oracle разработала свои решения HCM и ERP на одной и той же платформе Oracle Cloud Platform, что делает Oracle Cloud HCM единственным решением HCM, предоставляющим подобные возможности.

HRIS Ultimate Guide: What Is HRIS And Why Does My Business Need One?

A Human Resource Information System (HRIS) or a Human Resource Management System (HRMS) are two names for a similar technology designed to conduct Human Resources activities and process electronically by intersecting Human Resource and Information Technology through HR software.

In simpler words, HRIS is a way whereby using HR software, businesses (Small or Large) can take care of several activities, including those related to human resources, accounting, management, and payroll. HRIS helps businesses plan their HR cost and manage HR activities more effectively without allocating too many resources.

In most conditions, HRIS helps businesses increase efficiency by making the right and efficient HR decision. The decision is based on quality, which increases both the employees and the managers’ productivity, which ultimately results in higher returns.

As mentioned earlier, HRIS is an intersection between HR and IT through an HR solution. This article will learn all about HRIS Integration, what is it, and how it works. So, let’s get started.

What is HRIS Integration?

A business that uses a Human Resource System or HRIS, employees, and departments profiles or ‘Accounts’ may exist there. The toolkit eliminated the double-entry of any information by synchronizing HRIS and EMS on a chosen frequency. With this toolkit’s help, businesses can easily automate the creation, update, and de-activation of user or group accounts in the EMS. Any user of HRIS with admin rights can automatically transfer any selected records to a tagging database and then update the appropriate tables in the EMS. By using HRIS, you can save time and add an extra layer of security. You can also enable the creation, maintenance, and de-activation of user and group accounts from an outside data source.

Now, we come on to the stage of discussing the benefits of a HRIS system. Why does a business need HRIS Software? How can HR software solutions be integrated with core HR activities and other department activities by simply one toolkit?

Why Your Business Needs HRIS Software?

Investing in integrating any software or platform in a company requires resources and time. A business needs to know the situation which is favourable for integration or not. Every case is different, and not all of them can yield returns on the investments. So, a business should research if they need or do not need HRIS integration. Some of the circumstances where a company might need HRIS integration are discussed below.

Current HR Platforms Aren’t Enough.

Nowadays, you have so many HR platforms that it becomes confusing who delivers what features. We have HRIS, HRMS, and HCM (Human Capital Management). Each has been defined vaguely by the vendors most of the time, and their functionality is different.

HRIS comprises more functionality compared to any other HR platform. It includes features like benefits administration, recruiting, and compensation management. If your current HR toolkit lacks these features, then your business needs the integration of HRIS.

Suppose you have already implemented a separate system for your other extended HR processes (payroll and benefits), and it would be difficult or unfeasible to completely switch to a suite that covers all your HR activities. In that case, your company is a good candidate for integration.

The Best-of-Breed Route for your Company

There are benefits of fully ready-made HR platforms such as data access, 360-degree visibility, and other perks that create a unified, holistic environment. But it doesn’t mean that integrating all-in-one software is beneficial for your organization. It is also possible that your business nature demands separate applications from a range of vendors that fit better with your business strategy, processes, and architecture.

A specialized tool offers deeper functionality in its area of expertise. If you choose a separate tool for each HR process, it means you get the best of each. Let’s say you choose an HR tool for payroll and time management. Then it would give more benefits, rather than going for a one-in-all platform.

The industry has shifted as bigger vendors such as SAP and Oracle acquire best-of-breed solutions that let them sell HR suites without sacrificing deeper functionality. But that doesn’t guarantee that each module in a vendor’s suite will reach individual point solutions’ standards. As always, use your company’s requirements as a barometer to measure what you need to accomplish and how best to do the work.

Thanks to APIs, apps, and an increasing emphasis on integration standards, piecing together your suite of HR applications isn’t as hard as it used to be.

However, you still have to put in the work of implementing and running each system, along with integrating them with your HRIS for greater cohesion.

Bottom line: List down your company’s priorities first, before making any decision.

If you have the budget to integrate HRIS

Suppose you are a small business with a tight budget and need several functionalities by integrating HRIS. Your budget is not enough to incorporate a single suite of integrated HR tools. Or, maybe you already have HR systems in place and need to connect them but don’t have the budget to do a massive upgrade to a vendor that does it all.

In both scenarios, HRIS integration is a good option. By integrating HRIS and HR tools, you can get the benefits from both worlds without exhausting your budgets.

What are the Benefits of HRIS Software?

HRIS provides a centralized database that stores applicant tracking functions, talent management, onboarding, employee information, compensation for managers and employees, benefits administration, time-tracking, and so much more. It’s also the hub for your employee data with up-to-date information on your org’s hiring trends and employee retention.

When HRIS has properly integrated with HR software and the company’s IT, it creates some beneficial side effects. Here are four of them:

Increase Overall Productivity

By automating employee time tracking, benefits management, payroll and finances, compensation, and application tracking, a company can save a lot of time from wasting in manual processing. It helps improve data security and accuracy as well as saves money on hiring extra HR executives. Just take one example of time management; with a time-management tool, you can manage time, and attendance tracking, vacation requests, and accruals workflow can be quickly entered one time. It eliminates time wasted in sending forms to HR for manual processing. Employees can update their contact information, benefits choices, or time-off requests directly in their employee portal.

Improve Operational Efficiency

HRIS simplifies a company’s HR department to track, update and report on employee data. Most HRIS solutions even allow the uploading of hard copy forms to PDF images within the employee’s digital file. It also lets employees upload electronic signatures on their important documents.

Efficient Decision Making

While HRIS is streamlining productivity, that enables the HR team to do more strategic work to help improve business. Jeni Fahy, a contributing author at Sapling HR, said:

“Strategic People Ops focuses on maximizing employee lifetime value, employee wellbeing, productivity, and most importantly, driving the organization forward. HRIS reports can be easily created and shared with managers and executives to help them make informed and timely decisions. “

Reports on employee off-boarding trends, for instance, can lead to direct employee retention efforts and plan for future company growth.

Improve Employee Engagement and Satisfaction

HRIS can promote better employee engagement. A user-friendly employee portal allows employees to navigate their compensation choices, review and update their personal information, easily request leaves, and receive approval. The new talent can learn about the company culture. Employees don’t need to waste time calling and visiting HR for paperwork. It helps reduce the frustration of wasting time for HR appointments. It also plays an integral role in making the onboarding process stress-free for new employees.

Key Factors to Successfully Implement a Human Resource Information System

Taking out the most advantages from HRIS, HR professionals need to carefully plan how it will be implemented into their organization to make a smooth transition with as little disruption as possible to the organization’s daily business activities. Here are several factors to consider when implementing HRIS.

What Internal Factors Needs To Be Researched Before Integrating HRIS?

#1: Involve Every User or Department to Gather Requirements

Successful implementation of HRIS depends on the coordination among the management and all staff. HR professionals must ensure that they communicate the benefits of HRIS to all organization members and across all departments. May it be Finance, Payroll, IT, Recruiting, and Benefits, in addition to consulting senior management, everyone should be in the loop. The usage of HRIS will differ for each department. HR should also consider tailoring communication and implementation of the system from department to department.

# 2: Risk Assessment

Before implementing the HRIS, the HR department should consider any potential stumbling blocks. Every involved personnel in every department should give the acknowledgement before the integration. If not, there might be chances that some staff members or departments might face resistance to using HRIS as it might not be comfortable for them to use after integration.

Moreover, HR should also be aware of any other barriers to a successful implementation. This may include a conflict in timing with the performance of different policies or initiatives in the company.

HR may also want to assess how much time putting the system into place will take and plan the backup to perform the activities so that business won’t be hindered due to the integration.

# 3: Right Methodology of Implementation

Implementation methodologies involve providing complete details of what is required and expected when crafting a project plan and the project plan itself delivers the methodology. HR professionals should conduct proper research, coordinate with other staff, and gather their requirements to develop a well thought out approach to prevent rework in the long run.

Picking the right methodology is the key to developing a structured implementation approach. The wiser decision is to review the accepted methodologies before finalizing the best approach that is most appropriate to the company’s needs. In choosing the best approach, HR can also concern the software vendors for advice as they are uniquely experienced in implementing their system within various companies.

# 4: Overview of the Business Plan and Defined Requirements

Performing a business process overview and mapping out data sources, interfaces, and procedures with other companies’ software is highly crucial. Doing so means that HR can better integrate their HRIS to work with other existing software and ensure compatibility.

# 5: Clearly Define Requirements

HR department and the company should plan out all the features that HRIS should have to perform the required functionality. HR personnel should understand the fundamentals of HRIS system, how its tools can help the company, and how it can fit within the broader HR technology ecosystem.

HR should know exactly about their current record management system and the current period and future data requirements. They should determine how the same data will be recorded, tracked, and retrieved after integrating HRIS. These requirements should be clearly defined to be configured to ensure each departments’ reporting requirements can be fulfilled.

# 6: Measuring Success after Integration of the HRIS Software

HR professionals need to define what success means for the company and how to measure it. They should make sure of a way to measure it post-integration and frequently in the future. If, for example, one of the company’s goals was to reduce manual data entry by 20%, HR needs before-and-after data to know if the plan has been achieved.

External Factors That Need To Be Researched Before Integrating HRIS?

# 1: Cost of Integrating HRIS

The market is filled with many tools that promise to deliver the best features or those you required for your company. It is very important to consider evaluating the cost of integration with the expected ROI from the HRIS solution. If you cross your budget, it might be a harmful step for your business. Survey the market, evaluate vendors, and have a detailed meeting before making any final decision is very important.

# 2: Technical And Administrative Support

HR professionals should make sure that the vendor will provide customer service even after integrating the HRIS solutions. HR should add the clause in the contract that the vendor will provide overall support that ensures integrated systems are updated as changes are made to the individual programs.

Administrative and technical support means that the vendor will develop an employee support program with accompanying services to help employees at key points in the process, like when they have trouble logging in to a system or have questions during open enrollment.

Summary

If you need a vendor who can guide you before integrating HRIS and provide technical and administrative support for your company’s HR software needs, you can surely consider Selleo. We have a team of experts that will guide you on every step of your success.

Информационная система управления персоналом (HRIS)

Что такое информационная система управления персоналом (HRIS)?

Информационная система управления персоналом (HRIS) — это корпоративная структура, предназначенная для управления персоналом. Она позволяет менеджеру должным образом управлять талантами компании, а также создавать, добавлять и централизовать данные о сотрудниках. Таким образом, HRIS-система консолидирует информацию о персонале компании и облегчает выполнение связанных с ним процессов.

За какие процессы отвечает HRIS?

Установление контактов и добавление информации о кандидатах

Упрощение процесса найма путем создания встреч с кандидатами

Сохранение информации о сотрудниках

Создание базы данных сотрудников и кандидатов

Создание базы знаний для сотрудников

Учет статуса сотрудников в компании, их текущих и предыдущих должностей, истории зарплат и т.д.

Автоматизация документооборота документов

Настройка автоматизированной отчетности и аналитики процессов

Обеспечение защиты и распознавания данных

Какие преимущества у HRIS-систем?

Существует несколько ключевых преимуществ использования HRIS в вашей компании, начиная со способности системы HRIS собирать большие объемы данных о вашей компании и ее сотрудниках, а затем обрабатывать их для принятия обоснованных решений. Она позволяет вашей компании базироваться на данных, что делает ее более эффективной в целом.

HRIS-система также повышает эффективность вашей компании, значительно уменьшая бумажные распечатки, автоматизируя рутинные задачи, которые в противном случае занимали бы много времени. Она гарантирует, что ваш отдел по работе с персоналом сможет сосредоточиться на более важных стратегических вопросах, а также на отношениях с отдельными сотрудниками.

Кроме того, безопасность данных является важным вопросом для компаний, работающих с персональными данными, и HRIS гарантирует, что конфиденциальная информация хранится безопасно и в соответствии с требованиями законодательства (как местного, так и международного). Это гарантирует, что ваша компания сможет лучше соблюдать ряд ключевых требований законодательства о сохранении данных.

Какими ключевыми функциями должна обладать HRIS?

Инструмент HRIS, который вы выбираете для своей компании, должен соответствовать всем трем вышеупомянутым пунктам — от сбора данных до их защиты. Более того, любой выбранный вами инструмент должен иметь возможность контролировать и автоматизировать как можно больше HR-процессов. При этом необходимо учитывать не только проблемы, с которыми сталкивается ваша команда в настоящее время, но и те, которые могут возникнуть в будущем, поэтому важна возможность гибкой настройки.

Также стоит убедиться, что выбранный вами инструмент HRIS легко интегрируется с любыми другими системами, которые вы можете использовать в вашем отделе кадров. Это особенно касается финансовых инструментов, и ваш выбор должен охватывать стандартные факторы, такие как заработная плата и бонусы, а также учет рабочего времени, отсутствие на рабочем месте и т. д., чтобы следить за вопросами, связанными с тратой ресурсов.

Вы должны выбрать систему, которую можно использовать на нескольких устройствах, чтобы пользователи могли быстро решать проблемы, когда они возникают. Показатели управления эффективностью, которые она предлагает, должны быть разнообразными и настраиваться в соответствии с потребностями вашей компании. Наконец, HRIS должна охватывать все этапы процесса подбора персонала, от поиска кандидатов до адаптации.

Почему вашей команде стоит использовать HRIS на ежедневной основе?

Значительное сокращение времени, которое обычно тратится на рутинные задачи

Улучшенная коммуникация внутри команды

Больший контроль над всеми целями и обязанностями персонала

Улучшенный доступ к важным данным и информации

Налаженное взаимодействие с работниками и потенциальными кандидатами

Если эти ключевые моменты и другие, изложенные выше, звучат привлекательно, свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше о том, как использование HRIS-инструмента обеспечит значительную выгоду для вашей компании. Отправьте нам запрос, чтобы менеджер смог связаться с вами и рассказать больше о возможностях HRIS в системе PeopleForce.

СИСТЕМА HRIS: значение, примеры и обучение

Наиболее популярным программным обеспечением для управления персоналом является информационная система управления персоналом (HRIS). С тех пор технологии, несомненно, значительно продвинулись вперед. В ответ на изменения в правилах компании или соответствии нормативным требованиям современные системы HRIS могут автоматизировать процедуры, включать входные данные и изменять форматы отчетов в режиме реального времени. Современные системы HRIS настолько же эффективны и удобны для пользователя, насколько они мощны и гибки, потому что они обеспечивают пользовательский опыт потребительского уровня и адаптируемую функциональность. Лучшее программное обеспечение HRIS предлагается через облако, которое предлагает большее количество преимуществ, таких как увеличенное хранилище данных, улучшенная безопасность и более простое взаимодействие со вспомогательными программами, такими как расчет заработной платы, отслеживание кандидатов и другие системы управления персоналом.

В этой статье представлен обзор систем HRIS, включая определения, примеры и обучающую информацию. Давайте проверим их.

Что такое ХРИС СИСТЕМА?

Информационная система управления человеческими ресурсами (HRIS) — это программа, которая систематизирует и обрабатывает определенную информацию о сотрудниках, а также правила и процедуры, относящиеся к человеческим ресурсам. HRIS стандартизирует человеческие ресурсы (HR) обязанности и процедуры, продвигая точный учет и отчетность как интерактивную систему управления информацией.

По сути, система HRIS представляет собой «улицу с двусторонним движением», по которой информация о сотрудниках поступает в организацию, а затем возвращается к сотрудникам. Система HRIS (HRIS) обеспечивает более гладкое, упрощенное и более эффективное взаимодействие между сотрудниками и компаниями, в которых они работают, за счет отказа от бумажных и ручных действий, связанных с персоналом. Это освобождает HR-специалистов для выполнения более стратегической и важной работы.

HRIS против HRMS против HCM

Фразы HRIS, HRMS (система управления человеческими ресурсами) и HCM (управление человеческим капиталом) иногда используются как синонимы. Тем не менее, в зависимости от того, какие функции выбирает бизнес, между ними могут быть небольшие различия.

Первоначально упоминалась как базовая система для ведения данных административных сотрудников. HRIS теперь включает в себя такие процедуры, как привлечение талантов, рекрутинг и постоянное хранение и обработка данных о сотрудниках, поскольку операции с персоналом стали более сложными.

Вошел в употребление, когда фирмы начали вести свою кадровую деятельность с использованием более сложного программного обеспечения и автоматизированных операций, но до сих пор используется наравне с организационным HRIS. Управление начислением заработной платы, а также время и труд могут быть включены в сегодняшнюю HRIS.

Относится к более комплексному или всеобъемлющему решению, охватывающему все аспекты управления персоналом и функции управления персоналом. Расширенные функции управления талантами, включая управление производительностью, планирование преемственности, планирование оплаты труда, стратегическое планирование рабочей силы и многие другие действия по планированию персонала, включены в дополнительные возможности. Независимо от того, являются ли они транзакционными, стратегическими или основанными на данных, HR-задачи включены в HCM.

Каковы два столпа HRIS?

Информационная система управления персоналом построена вокруг двух столпов, которые обеспечивают основу для управления персоналом и политиками для повышения эффективности всей организации.

№1. Дизайн организации

Со структурной точки зрения HRIS состоит из ролей, функций и иерархий отчетности. HRIS предлагает определенную ответственность и дорожную карту для оперативной функциональности и согласованности путем создания организационной структуры.

Помогая вам подобрать соответствующий персонал, правильная система HRIS может помочь вам справиться с трудностями в бизнесе.

№ 2. Управление данными для сотрудников

HRIS предлагает подробную информацию о каждом сотруднике, включая имя, адрес, дату найма, оплату, выбор льгот и многое другое, аналогично управлению взаимоотношениями с клиентами, но в сценарии «работодатель/сотрудник». Имея правильные данные, вы сможете лучше взаимодействовать со своими сотрудниками, помогать им в достижении карьерных целей, находить лучшие курсы обучения и повышать их производительность.

Какие типы HRIS существуют?

Существует множество различных решений HRIS, и многие из них обеспечивают сопоставимые функции. Эти HRIS можно разделить на две группы: облачные и локальные HRIS.

• Облачный HRIS

Облачный HRIS размещается поставщиком вне офиса и доступен онлайн. Компании, которые не хотят заниматься обслуживанием системы самостоятельно или слишком малы, чтобы иметь выделенный ИТ-персонал, часто находят эти системы подходящими. Облачные решения HR IS также получают автоматические обновления от поставщика, которому не нужны локальные ИТ-специалисты для их применения.

• HRIS на базе помещения

ИТ-отдел компании размещает локальные системы HRIS на собственных серверах. Это требует более сложной ИТ-инфраструктура чем многие малые предприятия, но это может позволить бизнесу лучше контролировать свое решение HRIS и безопасность.

Какие преимущества может иметь HRIS при перемещении в облако?

Существует несколько преимуществ развертывания системы HRIS в облаке по сравнению с локальной системой HRIS, в том числе следующие:

• Масштабируемость проста. Вы можете быстро увеличить или уменьшить масштаб в облаке по мере изменения требований вашей компании. Кроме того, вы обладаете большей финансовой гибкостью и можете лучше контролировать расходы при расширении или сокращении масштабов своей деятельности.
• Больше контроля над операционными расходами по сравнению с капитальными. Вы просто платите за то, что используете в облаке, поэтому вам не нужно делать дорогостоящие инвестиции в инфраструктуру. Ваши затраты скорее операционные, чем капитальные.
• Простой и быстрый доступ к инновациям. Вы получаете доступ к обновлениям и инновациям намного раньше в облаке, поскольку разработка и развертывание происходят очень быстро.

Кому нужна система HRIS?

Даже самые маленькие предприятия могут извлечь выгоду из системы HRIS. Решения HRIS могут сэкономить HR и владельцам компаний достаточно времени, которое во многих случаях они окупают сами. Чтобы программное обеспечение росло вместе с бизнесом, жизненно важно как можно скорее инвестировать в систему HRIS.

Преимущества HRIS

Использование HRIS дает множество несомненных преимуществ, о чем мы говорили в нашей программе сертификации цифровых кадров. Из-за этого компании всех размеров используют это приложение, чтобы помочь своим операциям с персоналом. Информация о сотрудниках централизована в системе HRIS. Затем в единой системе легко доступны различные данные о сотрудниках.

№1. Бухучет, ведение учета, делопроизводство

Система учета, называемая системой HRIS, отслеживает изменения во всем, что касается сотрудников. Когда дело доходит до данных о персонале, HRIS можно рассматривать как единственный надежный источник.

№ 2. Соответствие

В целях соблюдения определенные данные собираются и сохраняются. Он содержит информацию для идентификации сотрудников в случае кражи, мошенничества или других правонарушений, информацию о первом контакте в случае несчастного случая, информацию о личности гражданина для налоговой инспекции и обязательство. Система HRIS способна хранить всю эту информацию. В соответствии с требованиями GDPR данные должны храниться должным образом и надежно.

#3. КПД

Благодаря тому, что вся эта информация находится в одном месте, повышается точность и экономится время. В качестве материальной документации некоторые компании до сих пор хранят много данных о своих сотрудниках. Поиск подходящей папки и листа может занять много работы персонала.

№ 4. Кадровый план

Система HRIS (HRIS) позволяет отслеживать данные, необходимые для разработки бизнес- и кадровых стратегий. Различные данные будут иметь решающее значение для мониторинга, в зависимости от целей организации. Система HRIS отлично справляется с этой задачей.

№ 5. Самообслуживание HR

Последнее преимущество — возможность самообслуживания сотрудников и менеджеров. В результате сотрудники теперь могут заниматься своими делами. Система HRIS может обеспечить положительный опыт сотрудников при правильном внедрении. Помните, что не все системы HRIS обеспечивают это интуитивно понятным способом!

Организация, отдел кадров и сотрудники получают выгоду от использования HRIS. Когда у вас от 30 до 50 сотрудников, использование HR IS становится интригующим.

Какими характеристиками обладает программное обеспечение HRIS?

Компании могут преодолевать трудности по мере расширения с помощью программного обеспечения HRIS, которое предоставляет масштабируемые решения и специализированные инструменты управления персоналом. Ниже приведены некоторые из наиболее типичных функций HR IS:

И найм, и адаптация

Рекрутеры могут сканировать резюме, проводить предварительную проверку соискателей и проводить проверки биографических данных с использованием систем HRIS.

Заработная плата

Система HRIS часто автоматически вычитает налоги и льготы из заработной платы сотрудников, экономя время и снижая вероятность ошибок. Гибкие альтернативы оплаты также предоставляются некоторыми системами.

Время, посещаемость и расписание

Отслеживание времени в системе управления персоналом часто поддерживает различные рабочие задачи и напрямую взаимодействует с расчетом заработной платы, чтобы повысить точность.

Управление льготами

HRIS часто включает в себя широкий спектр возможностей для работы как с волонтерами, так и с работодателями, включая программы медицинского страхования и пенсионных накоплений.

Комплаенс

Некоторые HRIS могут идти в ногу с изменениями в трудовых и налоговых требованиях по мере их возникновения.

Аналитика и отчеты

С помощью HRIS иногда доступен консолидированный набор данных для всех HR-показателей. Более продвинутые сервисы делают данные доступными по запросу и активно рассылают отчеты, предупреждения или действия заинтересованным сторонам.

Интеграции

Учет рабочего времени, льготы и начисление заработной платы могут быть объединены в одну систему с помощью HRIS. Некоторые позволяют конечным пользователям создавать уникальные интеграции или синхронизироваться с другими бизнес-системами.

Примеры систем HRIS

Организации могут выбирать из множества примеров программного обеспечения HRIS System. Например, ADP предоставляет следующие альтернативы в зависимости от размера компании:

№1. ADP Workforce Now®

ADP Workforce Today предлагает универсальную платформу для расчета заработной платы, талантов, льгот, времени, людей, аналитики и многого другого для среднего бизнеса.

№ 2. ADP Vantage HCM®

С помощью ADP Vantage HCM® крупные международные компании, базирующиеся в США, могут управлять своей рабочей силой и принимать стратегические решения в отношении важных факторов роста, таких как расходы на оплату труда и текучесть кадров.

№3. ADP HCM следующего поколения

ADP Next Gen HCM может помочь растущим компаниям адаптироваться к быстро меняющимся условиям и потребностям в рабочей силе.

Решающим выбором, который может повлиять на достижение определенных целей компании, является выбор программного обеспечения системы HRIS. Общие этапы процесса покупки, даже если он не является полностью линейным:

• Перечислите любые проблемы или трудности с нынешними кадровыми процедурами.

• Изучите, как система HRIS может помочь в преодолении таких проблем.
• Создайте список требований HRIS.

• Оцените поставщиков систем HRIS с помощью контрольного списка

Шесть этапов внедрения HRIS

Что касается внедрения HR IS, мы могли бы опубликовать ряд эссе. В этой статье мы предоставим краткое изложение высокого уровня. Внедрение программного обеспечения состоит из нескольких этапов.

№1. Searsh

Узнайте, что вашим различным заинтересованным сторонам нужно от HR IS, прежде чем вы начнете внедрение. Вы можете составить список возможных поставщиков на основе этих спецификаций. Затем вы можете запросить предложения от этих поставщиков услуг. Вы должны были выбрать подходящего поставщика HR IS к тому времени, когда этот раунд закончится.

№ 2. Планируйте и согласовывайте

На этом этапе вы создаете руководящий комитет, команду по реализации и партнера по реализации. Руководящий комитет обычно состоит из старших представителей от выбранного поставщика HRIS вашей организации, директора по персоналу, внутреннего менеджера проекта и, в идеале, старшего пользователя (или). Работа над текущими обязанностями по внедрению является основной обязанностью команды по внедрению.

№3. Определить и спроектировать

Теперь вы должны определить свои группы пользователей и изложить свои процедуры и рабочие процессы. Опишите инфраструктуру, систему и систему безопасности вашей HRIS, функциональные и технологические потребности. Кроме того, имейте в виду, что на этом этапе вам может потребоваться установить интеграцию между вашей HR IS и другими текущими системами.

4. Настройте и протестируйте

Чтобы протестировать вашу новую систему HRIS и внести предложения по усовершенствованию, на этом этапе вы должны собрать основную группу тестирования. После этого вы должны разработать пользовательский приемочный тест, в котором вы можете пригласить многих людей для окончательного ввода.

№ 5. Общайтесь и тренируйтесь

Вы должны создать программу обучения для своего технического персонала, коммуникационную стратегию, веб-сайт с часто задаваемыми вопросами и другие вспомогательные материалы до момента запуска.

№ 6. Развернуть и поддерживать

Вы можете официально запустить свою ИС HR после того, как все процедуры поддержки будут выполнены. Не забывайте регулярно собирать отзывы и обновлять свои учебные материалы, чтобы отражать меняющиеся системы. Здесь необходима постоянная и точная коммуникация.

Заключение

Организации, стремящиеся улучшить управление человеческими ресурсами, могут найти в системе HRIS мощный инструмент. Системы HRIS могут помочь фирмам максимально раскрыть потенциал своих сотрудников и создать более эффективное и продуктивное рабочее место, записывая данные о сотрудниках и предлагая информацию об эффективности организации. HRIS может стать бесценным активом для любой организации при наличии надлежащих инструкций и помощи. В конце концов, системы HRIS могут помочь устранить элемент догадок из управления человеческими ресурсами и построить более эффективную и плодотворную организацию.

Часто задаваемые вопросы о системе Хриса

Кто использует систему HRIS?

Система HRIS часто используется предприятиями, которым нужна помощь в управлении сложностью меняющейся рабочей силы. Это особенно актуально для компаний, стремящихся к развитию, региональному расширению или изучению возможностей слияний и поглощений.

Как HRIS Systems может помочь в найме?

Рекрутеры могут использовать HRIS для рекламы вакансий, отслеживания потенциальных клиентов, проверки биографических данных и многого другого. Чтобы помочь предприятиям конкурировать за таланты, некоторые системы также предусматривают сравнительный анализ пакетов вознаграждения.

Подпадает ли начисление заработной платы под HRIS?

Система HRIS часто включает в себя автоматизированный расчет заработной платы, поскольку они предназначены для сокращения административных обязанностей, что может помочь сэкономить время и уменьшить количество ошибок.